Grundlage für die Vergabe von ECTS Leistungspunkten ist das Arbeitspensum (work load) verbunden mit dem Erreichen bestimmter vorher definierter Lernziele. Um dieses Prinzip der Anerkennung von Studienleistungen umzusetzen, sind drei Elemente wesentlich: Information, gegenseitiges Einvernehmen und Dokumentation der Studienleistung. Hierzu wurden drei grundlegende Instrumente  entwickelt, die das Funktionieren von ECTS als Transfersystem aber auch als Akkumulierungssystem gewährleisten.

• Das Informationspaket (Information Package)
• Der Studienvertrag (Learning Agreement)
• Die Datenabschrift (Transcript of Records)

Ausführlichere Informationen zum ECTS im „Users Guide".

ist das zentrale Dokument auf dessen Grundlage sich die Studierenden über die Lehrveranstaltungen einer Universität informieren können. Das Information Package ist also eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Wahl des Studienortes – sowohl für einen akademischen Auslandsaufenthalt, als auch für ein Vollstudium. Hier sind Informationen über den Hochschulort, die Universität, die Kurse (Veranstaltungen) eines Studienganges und die ECTS-Punktzahl versammelt.

Die Information Packages können für die ganze Universitäten oder auch für Fakultäten oder einzelne Studiengänge verfasst werden und sollten auch im Internet verfügbar sein.

Im Studienvertrag wird die Art und Zahl der Kurse festgelegt, die ein Austauschstudent an einer Gastuniversität absolvieren wird. Dieser dreifache Vertrag zwischen Studierendem, Heimatuniversität und Gastuniversität garantiert einerseits, dass schon vor dem Aufenthalt klar ist, welche Studienleistungen mit welcher Anzahl von Kredit-Punkten anerkannt wird, und zum anderen verpflichtet es die Studierenden darauf, ein definiertes Programm zu absolvieren.

Im Learning Agreement werden alle vorgesehenen Kurse und deren ECTS-Punktzahl aufgenommen.

Die Datenabschrift (Transcript of Records) wurde ebenfalls für Austauschstudierende entwickelt, um in der Heimatuniversität die Studienleistung dokumentieren zu können. Im Transcript of Records bescheinigt die Gastuniversität die absolvierten Kurse und die ECTS-Punktzahl und ermöglicht so die problemlose Anrechnung innerhalb des Studienplanes der Heimatuniversität (Incoming Students).

Mit der Entwicklung von ECTS zum einem allgemeinen akkumulativen Leistungspunktesystem auch für die „eigenen“ Studierenden wird es nun auch möglich, zu jedem Zeitpunkt innerhalb des Studienganges ein Transcript of Records anzufertigen. Diese Funktion des Transcript ermöglicht es, Studierenden, die sich um einen Auslandsaufenthalt bemühen (Outgoing-Students) mit einem Transcript of records zu versehen. Die Gastuniversität kann diese Studierenden nun viel einfacher in die Studiengänge integrieren.

Zusätzlich wurde im Lauf der Entwicklung des ECTS Systems, insbesondere in Zusammenhang mit der Einführung von Bachelor- und Master-Studiengängen das Diploma Supplement (DS) entwickelt. Das Diploma Supplement kann als Weiterentwicklung des Transcript of Records, bezogen auf den ganzen Studiengang, angesehen werden. Im Diploma Supplement werden die Studienleistungen und Inhalte in knapper Form oft auf englischer Sprache zusammengefasst. Es stellt damit ein hohes Maß an Transparenz her und ermöglicht den Absolventen sich international auf Stellen oder auch für weitergehende Studiengänge zu bewerben.