La notation ECTS est basée sur la somme de travail (work load) à fournir permettant l’obtention d’un niveau académique préalablement approuvé. L’homologation des résultats académiques est basée sur trois éléments: l’information, la reconnaissance réciproque et la documentation du travail académique. Pour cela, trois instruments, susceptibles de garantir le fonctionnement de l’ECTS en tant que système de transfert et système accumulatif, ont été mis en place.

• Le document d’information (Information Package)
• Le contrat pédagogique (Learning Agreement)
• Le relevé de notes (Transcript of Records)

Informations complémentaires concernant l’ECTS: "Users Guide".

C’est le document principal grâce auquel les étudiants ont la possibilité de s’informer sur les programmes et les cursus d’une université. Il est par conséquent un élément indispensable pour faire le choix d’une université, qu’il s’agisse d’un séjour académique ou d’un cursus complet.  Toutes les informations se rapportant à une université, son site, son environnement et son enseignement doivent y être mentionnées. Le document d’information peut se rapporter à une université dans son ensemble ou seulement aux facultés ou bien simplement aux cursus universitaires et doit être diffusé sur le Web. 

Le contrat pédagogique définit le nombre et le genre de cours qu’un étudiant étranger devra suivre à l’université d’accueil. Ce contrat pédagogique triple entre l’étudiant, l’université d’origine et l’université d’accueil précise donc, dès avant le séjour à l’étranger, les cours et le nombre de crédits qui seront reconnus, en même temps que les étudiants s’engagent à fournir un travail d’étude bien défini. Tous les cours prévus au programme ainsi que le nombre de crédits correspondant devront être indiqués dans le contrat pédagogique.

Le relevé de notes a été mis au point pour permettre à l’université d’accueil de documenter auprès de l’université d’origine le travail fourni et les résultats obtenus par un étudiant. A l’aide du relevé de notes, l’université d’accueil certifie les cours suivis et les résultats obtenus par l’étudiant pendant son séjour, qui seront alors homologués et intégrés au cursus de l’université d’origine (Incoming Students). Le système ECTS, qui consiste à accumuler les notes obtenues, est un système universel valable  pour tous les étudiants et tous les cursus et permet de délivrer un relevé de notes, quel que soit son niveau d’étude à tout étudiant désirant faire un séjour dans un établissement d’études supérieures étranger (Outgoing-Students). De son côté, l’université d’accueil pourra au mieux intégrer les étudiants étrangers.

Avec l’introduction et la généralisation des examens de fin d’études „Bachelor“ et „Master“, un document annexe s’est avéré indispensable (Diploma Supplement – DS). Le Diploma Supplement est un document annexe du relevé de notes et se rapporte au cursus universitaire entier. Il décrit et résume le volume de travail fourni par un étudiant tout au long de ses études. Le cursus de l’étudiant étant ainsi clairement définie et transparent, le Diploma Supplement est un atout important lorsque l’étudiant posera sa candidature, soit pour un emploi soit pour un programme d’études supérieures.