22.04.2020

Wichtige Information zur Bearbeitung der Rechnungen durch Dezernat HF

Für die Dauer des Pandemieplans der Universität ist es den UdS-Angehörigen (Professoren, Dekanate, Sekretariate, Einrichtungen, Verwaltung) möglich, dem Dezernat HF vorab Rechnungen digital zukommen zu lassen. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur in Anspruch genommen werden, wenn die kontierten Rechnungen nicht innerhalb von einer Woche per Hauspost an die Rechnungsabteilung geschickt werden können.

Bereits vorab digital zugesandte Rechnungen müssen gemäß folgender Anleitung zur späteren Archivierung gekennzeichnet werden. Dies ist dringend erforderlich, um zu vermeiden, dass Rechnungen versehentlich doppelt verbucht werden.

Rechnungen müssen an die Funktionsadresse rechnungen(at)univw.uni-saarland.de geschickt werden. Dabei ist unbedingt erforderlich, dass bereits auf der Rechnung (d.h. in der pdf-Datei) vom Einreichenden eine Kontierung hinterlegt wird und diese sachlich richtig gezeichnet wird (Anleitung hier). Die Originalrechnung muss mit dem Hinweis "bereits per Mail am XX.XX.2020 übermittelt" (deutlich lesbar) nachgelagert per Hauspost zukommen. Wer bereits innerhalb von einer Woche nach Unterzeichnung die Rechnung in die Hauspost geben kann, sollte auf die vorherige digitale Zusendung verzichten.

Wichtig: Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als pdf-Datei enthalten, die Bearbeitung der Rechnung als E-Mail-Text ist nicht möglich. Bei Bewirtungsrechnungen teilen Sie bitte bei jeder Rechnung zu einer Veranstaltung den Anlass mit und senden bitte Teilnehmerliste und Programm mit. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen nur entsprechend vorbereitete Rechnungen bearbeitet werden können. Sofern die genannten Anforderungen nicht erfüllt sind, wird die Rechnung zurückgeschickt.

Diese Regelung gilt nur für Mitglieder der UdS!

Bitte beachten Sie, dass auch das Dezernat HF aufgrund der aktuellen Situation im Notbetrieb arbeitet und bei der Bearbeitung von Rechnungen, Erstattungsanträgen, Abrechnungsgutschriften sowie Beihilfe mit Verzögerungen zu rechnen ist. Wir bedanken uns im Voraus für Ihr Verständnis. Bleiben Sie gesund!