Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben
ACHTUNG! Ab 1.März 2023 ist zwingend das Kontierungsblatt bei allen Belegen zu Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben mit einzureichen! Hierin sind alle zur Prüfung wichtigen Aspekte (wie Begründung, Honorarzahlung, Erinnerung an Teilnehmerliste mit Angabe ob extern oder intern, etc.) abgefragt. Ab sofort ersetzt das überarbeitete Kontierungsblatt den zusätzlichen Erstattungsantrag bei vorheriger privater Auslage. Das Kontierungsblatt inklusive aller erforderlichen Anlagen wird direkt beim Dezernat HF - Abteilung Haushalt eingereicht. Ohne das Kontierungsblatt können ab März Rechnungen und Erstattungsanträge zur Bewirtung nicht mehr bearbeitet werden und werden zu unserer Entlastung zurückgesandt.
Klausurtagungen/ Retreats sind über unten stehendes Formular vorab zu beantragen.
Gemeinschaftsveranstaltungen sind formlos per Mail an bewirtung (at)uni-saarland.de zu beantragen.
Die Kolleg*innen der Abteilung Haushalt stehen Ihnen bei Fragen gerne unter bewirtung(at)uni-saarland.de zur Verfügung.
Bewirtungsrichtlinie (Stand 1.10.2022)
Konkretisierung zur Finanzierung von Bewirtungs- und Repräsentationsaufwendungen aus Drittmitteln (Ziffer 4.2 Bewirtungsrichlinie vom 1.10.2022)
Formulare
Kontierungsblatt (ab sofort zusammen mit allen Belegen im Dezernat HF - Abteilung Haushalt mit einzureichen!)
Antrag auf Genehmigung einer Klausurtagung/Retreat
Hinweise (im Aufbau)
Zu den internen Teilnehmenden einer Veranstaltung zählen insbesondere:
- (Junior-) Professorr*innen
- Honorarprofessor/innen
- Außerplanmäßige Professor*innen
- Privat-Dozent*innen
- Eingeschriebene Doktorand*innen bzw. Promotionsstudierende
- Eingeschriebene (Junior-) Studierende
- Lehrbeauftragte
- Personen, die in einem Beamten- oder Beschäftigungsverhältnis zur UdS stehen (Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, Angestellte, Beamte, Studentische Angestellte und Studentische Hilfswissenschaftler*innen)
- Personen, die mit Zustimmung des Präsidenten oder der Präsidentin hauptberuflich an der UdS tätig sind
- [...]
Zu den externen Teilnehmenden (Gäste) zählen alle Personen, die keine internen Teilnehmenden sind, insbesondere:
- Gastredner*innen ohne Honorar
- Partner*innen anderer Hochschulen oder Institute
- Doktorand*innen, die weder eingeschrieben noch bei der UdS angestellt sind
- Kommunal-, Landes- und Bundesvertreter*innen
- Vertreter*innen internationaler Delegationen
- Firmenvertreter*innen
- [...]
Ab einem Betrag von 250€ brutto muss die Originalrechnung - auch in Erstattungsfällen - zwingend auf die Universität des Saarlandes ausgestellt werden.
Sofern auf einer Rechnung bzw. einem Erstattungsantrag die Teilnahme an einem Rabatt-, Treue-, Cashback- oder Bonusprogramm (wie z.B. Payback, Miles & More etc.) vermerkt ist, ist die Rechnungsbegleichung aus universitären Mitteln nicht möglich. Da entsprechend erworbene Programm-"Punkte" dem privaten Punktekonto des/ der Beschäftigten gutgeschrieben und ausschließlich privat genutzt werden können, müssen auch die damit einhergehenden Rechnungen vollständig privat getragen werden.
Postanschrift
Universität des Saarlandes
Dezernat Haushalt und Finanzen
Postfach 15 11 50
66041 Saarbrücken
Besuchsadresse
Universität des Saarlandes
Dezernat Haushalt und Finanzen
Standort Meerwiesertalweg
Meerwiesertalweg 15
66123 Saarbrücken