Notbetrieb

Liebe Mitglieder der Universität,

in Anbetracht der durch das Land angeordneten Einstellung des Präsenzbetriebs der UdS, befindet sich auch das Dezernat Personal im Notbetrieb. Nichtsdestotrotz sind natürlich auch wir weiterhin bemüht, unseren Service für Sie möglichst umfangreich aufrecht zu erhalten. Dabei kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen, hier bitten wir Sie vorab schon um Geduld.

Grundsätzlich halten wir für den Notbetrieb nach Rücksprache mit der Hochschulleitung folgende Services des Dezernats prioritär aufrecht:

  • Lohnabrechnung und -auszahlung
  • Weiterbeschäftigung von befristet beschäftigtem Personal

Damit die genannten Dienste auch in Telehomearbeit erledigt werden können, müssen die gewohnten Prozesse teilweise allerdings an die geänderten Gegebenheiten angepasst werden. Daher bitten wir Sie vielmals, ab sofort die im Folgenden dargestellten Abläufe zu beachten:

  • Weiterbeschäftigung von befristet beschäftigtem Personal: Weiterbeschäftigungen, sowohl im wissenschaftlichen als auch nichtwissenschaftlichen Bereich sind bitte ab sofort über den Dienstweg, d.h. über die Dekanate/Dezernate/Leiter der Zentralen Einrichtungen per Mail (ohne Unterschrift) mit digitalen Einstellungsauftrag, zu beantragen. Bitte nutzen Sie hierfür folgende Email-Adresse: personal@uni-saarland.de
     
  • Neueinstellungen: Über die Bearbeitung von neuen Einstellungen sowie von Aufträgen für Neueinstellungen, die bereits im Verfahren sind, wird individuell nach Notwendigkeit entschieden. Prioritär sind dabei Einstellungen, bei denen zukünftige Mitarbeitende beim alten Arbeitgeber bereits kündigen mussten, sowie solche, die unmittelbar mit Drittmittelprojekten zusammenhängen und nicht aufschiebbar sind. Verfahren wird hier wie bei der Weiterbeschäftigung.
     
  • Arbeitsverträge: Nach Prüfung der Finanzierung und arbeitsrechtlichen Voraussetzungen sowie der Einbindung der Personalräte/Gleichstellungsbeauftragten werden die neuen Arbeitsverträge dann über den Postweg direkt an die Beschäftigten, d.h. nicht mehr über den Vorgesetzten, gesandt. Diese müssen ihre unterzeichneten Arbeitsverträge dann wiederum über den Postweg zum Dezernat Personal zurückschicken, um eine Fortführung des Entgelts sicherzustellen.
     
  • Dienstantrittsmeldung: Es gilt zu beachten, dass die Dienstantrittsmeldung per Papier bis auf weiteres entfällt. Dennoch ist es unabdingbar, dass von der/dem Vorgesetzten Meldung per Email ergeht, dass der Dienst des Mitarbeitenden (auch im Home Office) angetreten wurde. Bitte richten Sie diese Meldung dann ebenfalls an die Email-Adresse: personal(at)uni-saarland.de 
    Nur so ist eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung – auch im Notbetrieb – möglich.

Bitte beachten Sie bei allen Emails, dass in der Betreffzeile Ihrer Email bitte jeweils der Grund (z.B. Weiterbeschäftigung, Dienstantritt, Arbeitsvertrag) und der Name des Mitarbeitenden erwähnt wird. Der Postweg ist also möglichst zu vermeiden. Dies gilt auch für Krankmeldungen oder Urlaubsanträge, die im besten Fall per Mail an unser Dezernat gesendet werden sollten. Bitte beachten Sie, dass Urlaubsanträge weiterhin über den Dienstweg (Einbindung der/des Vorgesetzten) erfolgen müssen und eine Krankheit auch nach wie vor der/dem Vorgesetzten gemeldet werden muss.

Außerdem möchten wir noch darauf hinweisen, dass Lohnzettel für die Dauer des Notbetriebs nicht ausgedruckt und versandt werden. Nach Beendigung der Krise, erhalten Sie alle noch ausstehenden Lohnzettel.

Sollten Sie aufgrund einer angeordneten häuslichen Quarantäne nicht arbeiten können, bitten wir Sie unserem Dezernat eine kurze Meldung bezüglich der Dauer zu geben. Sollten Sie für den Notbetrieb der Universität in den Räumlichkeiten an den Standorten der Universität eingesetzt sein, bitten wir Sie zudem uns auch über eine notwendige 14tägige Absenz (z.B. wegen Kontakt zu einer infizierten Person) zu informieren.

Aufgrund mehrfacher Nachfragen in unserem Dezernat, möchten wir zudem darauf hinweisen, dass alle Mails an die Mitglieder der UdS, die zur derzeitigen Situation verschickt werden, immer an die persönlichen dienstlichen eMail-Adressen der Mitarbeitenden verschickt werden. Funktionsadressen fallen hier nicht drunter. Zudem kann es auch mal dazu kommen, dass Mails nicht zugestellt werden. Daher bitten wir, dass Vorgesetzte in ihren Bereichen die Mails des Krisenstabs und der Hochschulleitung immer auch weiterleiten bzw. ihre Mitarbeitenden informieren.

Bei allen Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir hoffen, dass wir diese schwierige Zeit gemeinsam gut meistern werden. Bitte leiten Sie diese Mail auch an die Beschäftigten in Ihrem Bereich weiter.

Freundliche Grüße aus dem Personaldezernat,

Karoline Jorzyk