ePM: Elektronisches Personalmanagement

Bis Ende 2023 wird ein elektronisches Personalmanagement (kurz: ePM) für Personalangelegenheiten aller Mitarbeitenden der UdS schrittweise eingeführt und ausgebaut.

Das Thema Zeiterfassung für Mitarbeitende, die bereits an der Zeiterfassung teilgenommen haben und die Ansicht des Personenprofils wurde bereits erfolgreich umgesetzt. 
Im nächsten Schritt werden ab Herbst 2022 die Mitarbeitenden des Verwaltungs- und technische Personals in die elektronische Zeiterfassung aufgenommen, die aktuell noch nicht darüber verfügen.

Schwerpunkte von Phase 2 der Einführung des ePM werden die Personalangelegenheiten, wie bspw. die digitale Beantragung von Urlaub oder das Ändern persönlicher Daten wie die Bankverbindung oder Adresse über das ePM sein.

Umstellung Zustellung Gehaltsnachweis

Schreiben an Mitarbeitende zur Umstellung der Gehaltsnachweise

Hier geht's zum elektronischen Personalmanagement (ePM)

ePM

Regeln zur Zeiterfassung

Formulare

hier gehts zu den Formularen zur Beantragung einer UdS-Kennung und UdS-Personalnummer

Weitere Schritte im Selfservice System für die Personalangelegenheiten der Mitarbeitenden

Seit Dezember 2021 können alle UdS-Mitarbeitenden, die bereits an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, das ePM nutzen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Erfassung ist sowohl via Smartphone-App als auch am PC/Laptop über den Browser möglich. Sowohl vor Ort an der Universität als auch im Homeoffice sind Mitarbeitende flexibel bei der Arbeitszeiterfassung und sie können ortsunabhängig bequem im System ihre Zeiten einsehen und buchen. Die Zeiterfassungsterminals werden mit Go-Live von Phase 2 im Herbst 2022 abgeschaltet. Für Mitarbeitende (ohne PC-Arbeitsplatz) wird es zentrale Stationen geben, an denen das ePM genutzt werden kann. Diese werden noch rechtzeitig veröffentlicht.

Ab Herbst 2022 werden alle Mitarbeitenden der UdS ihre Personaldaten wie z.B. Anschrift, Bankverbindung oder auch den Familienstand (ggf. mit enstprechenden Nachweisen) im ePM ändern können. Außerdem wird es für alle Mitarbeitenden möglich sein, Abwesenheiten (u. a. Urlaub) mithilfe des ePM zu planen und genehmigen zu lassen. Die Mitarbeitenden haben im Rahmen des Verzeichnisses auch die Möglichkeit, Mitarbeitende der UdS mit ihren Kontaktdaten zu finden. In Absprache mit dem Personalrat für das Verwaltungs- und Technische Personal werden die von ihm vertretenen Mitarbeitenden, die aktuell noch nicht an der Zeiterfassung teilnehmen, an die elektronische Zeiterfassung angebunden.

Weitere konkrete Informationen insbesondere zur Zeitplanung werden zu gegebener Zeit an dieser Stelle sowie auf der Projektseite (siehe unten) veröffentlicht.

Die Neuerungen im Rahmen des zweiten Projektschrittes im Überblick

Mit den beschriebenen Neuerungen haben Sie zukünftig bei den angebotenen Services folgende Vorteile:

  • Mobilität und Flexibilität: Aufruf auch via App oder Browser ortsunabhängig möglich (Anm.: Es gibt die App für die gängigen Betriebssysteme iOS und Android)
  • Einfacher Zugang: automatische Anmeldung anhand Ihrer UdS-Kennung
  • Benutzer*innenfreundlichkeit: modernes Design und intuitive Bedienbarkeit
  • Transparenz: Einsicht in wichtige Teile Ihrer Personaldaten sowie, falls elektronisch erfasst, Ihre erfassten Arbeitszeiten
  • Selbstständig: Bearbeitung Ihrer Personaldaten mit konfortabler Upload-Möglichkeit für Nachweise
  • Papierlos: Mitteilung von Abwesenheit ohne Ausdruck

Das Tool hinter dem Personalmanagementsystem: SAP SuccessFactors

Hinter dem neuen ePM steckt die Software namens SAP SuccessFactors (SAP SF), ein Produkt des Softwarekonzerns SAP, deren Lösungen schon an verschiedenen Stellen der UdS genutzt werden. Insofern fügt sich das neue Tool nahtlos in die Softwarestrategie der UdS und wird dabei helfen, das Personalmanagement der UdS weiterhin zu modernisieren und zu optimieren.

Das Sepia-Portal wird vorerst weiterhin in Nutzung sein (u. a. für Einstellungsanträge).

Weitere geplante Meilensteine bei der Einführung des Personalmanagementsystems

Die Änderungen ab Herbst 2022 sind der zweite wichtige Schritt bei der Etablierung sowie Implementierung des neuen ePM.

Mehr Informationen zu den Meilensteinen finden Sie auf der internen Projektseite der Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Dort wird es zeitnah auch umfassende Informations- und Selbstlern-Schulungsangebote geben.

News rund um das ePM

 

Formulare zum ePM

To-Do für die Kolleginnen und Kollegen des UKS und Aninstituten, die mit der Betreuung von Mitarbeitenden der UdS (als Vorgesetzte*r bzw. künftig als Key-User) betraut sind

  1. Überprüfung, ob Personalnummer UdS vorliegt.
    1. Falls nein, Ausfüllen des unten stehendes Formulares. Damit die Personen in SAP einen Ministamm für SuccessFactors angelegt bekommen können, benötigen wir einige wenige Informationen.
    2. Falls ja, weiter mit Punkt 2.
  2. Überprüfung, ob UdS-Kennung vorliegt.
    1. Falls nein, Link  anklicken und Antrag ausfüllen.
    2. Falls ja, unten stehendes Formular ausfüllen.
1. Personalnummer

ePM: Personalnummer für Mitarbeitende UKS und Aninstitute

Mitarbeitende vom UKS und von Aninstituten, die die Mitarbeitenden der Universität des Saarlandes betreuen können hier ihre Personalnummer beantragen.
(Gilt für alle Personen, die mit der Betreuung von Mitarbeitenden der UdS (als Vorgesetzte*r bzw. künftig als Key-User) betraut sind.)

Formular Personalnummer

2. UdS-Kennung

Mitarbeitende vom UKS und von Aninstituten, die die Mitarbeitenden der Universität des Saarlandes betreuen, können - nachdem sie ihre Personalnummer vom Dezernat Personal erhalten haben - beim HIZ eine UdS-Kennung beantragen: https://www.hiz-saarland.de/dienste/kennung/antraege/mitarbeiter (Mitarbeitende vom UKS beachten bitte die Hinweise am Seitenanfang)
(Gilt für alle Personen, die mit der Betreuung von Mitarbeitenden der UdS (als Vorgesetzte*r bzw. künftig als Key-User) betraut sind.)

Nachdem die Kennung den Mitarbeitenden durch das HIZ mitgeteilt wurde bzw. die Personen bereits über eine Kennung verfügen, muss das unten stehende Formular ausgefüllt werden, damit das Dezernat P die Kennung für den Zugang in SAP eintragen kann. Danach erfolgt von Seiten Dezernat P noch eine Meldung an das HIZ über eine Aufnahme in eine Ausnahmeregelung. Schließlich können sich die Mitarbeitenden vom UKS bzw. der Aninstitute im ePM anmelden.

Formular UdS-Kennung 

 

Kontakt

Bei Fragen können Sie gerne eine E-Mail an ePM(at)uni-saarland.de schreiben.
Gerne können Sie sich auch an folgende Ansprechpersonen wenden:

Dezernat Personal
Kathrin Henning, kathrin.henning(at)uni-saarland.de

Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit 
Stefanie Wilhelm, stefanie.wilhelm(at)uni-saarland.de

Postanschrift:

Universität des Saarlandes
Dezernat P – Personal
Standort Meerwiesertalweg
Postfach 15 11 50
66041 Saarbrücken

Besuchsadresse:

Meerwiesertalweg 15
66123 Saarbrücken

Der Briefkasten der Universität des Saarlandes im Meerwiesertalweg befindet sich am Haupteingang.