Onboarding neuer Mitarbeitender

Was genau ist eigentlich Onboarding?

Onboarding bezeichnet den strukturierten Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender. Der Begriff kommt aus dem Englischen und hat sich in der Fachliteratur durchgesetzt, um den Prozess, welcher alle Maßnahmen rund um die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender umfasst, zu beschreiben. Übersetzt bedeutet Onboarding "An-Bord-Nehmen" und ist somit ein Wort, welches direkt das Ziel aller dort verorteten Maßnahmen deutlich macht.

Das Onboarding ist damit viel mehr als die administrative Vorbereitung einer Neueinstellung und die fachliche Einarbeitung von Mitarbeitenden. In dieser Zeit steht die ganzheitliche und strukturierte Integration neue Mitarbeitender auf persönlicher, organisatorischer, fachlicher, sozialer und (unternehmens)kultureller Ebene im Fokus.

Materialien zur Unterstützung des Onboardings

Sie bereiten den Dienstantritt von Neuberufenen vor?

Auch in diesem Fall haben wir Informationen und Unterstützungsmaterialien, um Sie bei den Vorbereitungen zu begleiten. Da sich das Onboarding Neuberufener etwas von dem Onboarding anderer Mitarbeitendengruppen unterscheidet, finden Sie die Infos auf einer seperaten Seite.

Informationen zur Vorbereitung des Dienstantritts Neuberufener

Onboarding an der UdS

Der erste Tag an einem neuen Arbeitsplatz ist für jede Person eine aufregende Situation. Ein gutes, strukturiertes Onboarding ist wichtig, um eine Willkommenskultur zu schaffen in der sich neue Mitarbeitende wohlfühlen. Außerdem ist es wichtig, alle Voraussetzungen zu schaffen, um neue Mitarbeitende möglichst schnell arbeitsbereit zu machen. Es sollte immer daran gedacht werden, dass das gemeinsame Ziel ist, dass die neue Person gut und zügig so integriert ist, dass sie bereits eigene (kleine) Aufgaben übernehmen kann, weiß an wen Sie sich mit welchen Fragen wenden kann und auch auf sozialer Ebene im Team ankommt. Denn auch der bzw. die Neue möchte i. d. R. möglichst zügig einen Beitrag zur gemeinsamen Arbeit leisten können.

Dabei lässt sich das Onboarding in drei Phasen unterteilen: Preboarding, Orientierung und Integration. Diese Phasen folgen zeitlich aufeinander und bezeichnen die Phase von Zusage bis Arbeitsantritt, ca. die ersten 100 Tage und schließlich die Phase bis zur vollständigen Integration, welche spätestens nach einem Jahr der Beschäftigung angenommen wird.

  • Preboarding: Ziel der Preboarding-Phase ist es die Arbeitsfähigkeit der neu eingestellten Person herzustellen. Es sollten möglichst alle Formalitäten rund um das Arbeitsverhältnis geklärt werden, der Arbeitsplatz muss vorbereitet werden und die Person muss alle wichtigen Informationen rund um ihren Arbeitsstart erhalten. Das Preboarding beginnt nachdem eine Person für die Stelle ausgewählt wurde und endet am ersten Arbeitstag.
  • Orientierung: Diese Phase dient wortwörtlich der Orientierung am neuen Arbeitsplatz sowie an der Universität als Ganzes. Ziel ist es, dass die oder der neue Mitarbeitende das Team sowie weitere wichtige Kontakte kennenlernt, sich am Arbeitsplatz einfindet und die Einarbeitung Form beginnt. Ein regelmäßiger Austausch zwischen Führungskraft und neuen Mitarbeitenden ist wichtig, um den Stand der Einarbeitung sowie weiteres Feedback zu erfahren und entsprechend reagieren zu können. Auch ist wichtig der oder dem neuen Mitarbeitenden frühstmöglich dem Einarbeitungsstand entsprechende Aufgaben zu übergeben. Diese Phase der Orientierung beginnt mit dem ersten Arbeitstag und endet nach ca. 100 Tagen bzw. 3 Monaten.
  • Integration: Nach ca. 100 Tagen der Beschäftigung beginnt die Phase der Integration, in der die Maßnahmen aus der Orientierungsphase weitergeführt und gefestigt werden. Die fachliche Einarbeitung sollte weitestgehend abgeschlossen sein und der oder die neue Mitarbeitende darf Verantwortung übernehmen. Das Tagesgeschäft sollte zum Großteil eigenständig erledigt werden können.

Sie finden auf dieser Seite Informationen und Materialien zur Unterstützung während dieses Prozesses. Ziel ist es dabei, Prozesse und Informationen weitestgehend zu zentralisieren und standardisieren, so dass Sie Ihren Fokus auf die Vorbereitung des Arbeitsstarts und die Integration Ihres bzw. Ihrer neuen Mitarbeitenden legen können.

Unterstützung beim Onboarding Ihrer neuen Mitarbeitenden

Sie haben eine Person für Ihre zu besetzende Position gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Damit beim Arbeitsstart alles glatt läuft und Ihre neue Mitarbeiterin bzw. Ihr neuer Mitarbeiter sich direkt willkommen und wohl fühlt, steht nun noch etwas Vorbereitung an. Hier finden Sie Materialien, welche Sie durch diesen Prozess hinweg leiten und unterstützen sollen. 

Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeitender

Die Onboarding-Checkliste soll dabei unterstützen, den Onboardingprozess strukturiert durchzuführen und dabei keine Aufgaben zu vergessen. Sie beinhaltet die To-dos von der Vorbereitung bis hin zum Ende der Integration der neuen Mitarbeitenden. Sie können die vorbereitenden Aufgaben beginnen, sobald eine Person den Arbeitsvertrag unterzeichnet hat. Beachten Sie bitte, dass Sie die Vorbereitung frühzeitig beginnen. Insbesondere bei der Beschaffung von Arbeitsgeräten, etc. kann es zu längeren Lieferzeiten kommen.

Die in der Liste aufgeführten Aufgaben liegen in der Verantwortung der (zukünftigen) Führungskraft. Das bedeutet, dass die Führungskraft dafür Verantwortung trägt, dass die Aufgaben erledigt werden, entweder durch eigene Durchführung oder Delegation an andere Personen. Es kann auch vorkommen, dass nicht alle Punkte für eine Einstellung relevant sind (z. B. Bestellung von Laborbedarf). Dies können Sie bspw. in der Notizspalte vermerken und einfach mit dem nächsten Punkt fortfahren.

DEUTSCH: Onboarding-Checkliste für einstellende Bereiche (Intranet)

ENGLISH: Onboarding checklist for departments with new employees (Intranet)

FRANÇAIS: Check-list pour l’accueil de nouveaux collaborateurs (Intranet)

Hinweis: Die PDF-Formulare sind alle so angelegt, dass die Notizspalte und die Checkboxen nach dem Download auch digital befüllt werden können und Sie sie nicht ausdrucken müssen. Um die Formulare digital befüllen zu können, benötigen Sie einen PDF-Reader (z. B. Adobe Acrobat Reader).

Informationen für neue Mitarbeitende

Für neue Mitarbeitende gibt es derzeit das digitale Willkommenspaket. Darin sind alle wichtigen Informationen rund um den Start an der UdS zusammengetragen. Bitte weisen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden zum Arbeitsstart auf das Infopaket hin. Der Zugang zum Willkommenspaket ist über https://unisaarlandde.sharepoint.com/sites/Willkommenspaket oder das entsprechende Desktop-Icon zugänglich. Außerdem werden neue Mitarbeitende bei der Zustellung der UdS-Kennung durch das HIZ ebenfalls darüber informiert.

Beachten Sie aber auch, dass hier nur allgemeine Infos enthalten sind. Personen- oder stellenspezifische, sowie organisatorisch Informationen (z. B. Zeit und Treffpunkt am 1. Arbeitstag) müssen Sie den Personen zukommen lassen.

Digitales Willkommenspaket (Intranet)

Hinweis: Den Zugang zum digitalen Willkommenspaket erhalten neue Mitarbeitende mit der Freischaltung der UdS-Kennung, d. h. normalerweise erst ab Arbeitsbeginn. Eine Infoseite, welche bereits vor dem ersten Arbeitstag zugänglich ist, wird derzeit erstellt.

Berichten Sie uns von Ihren Erfahrungen!

Sie möchten Ihre Onboarding-Erfahrungen mit uns teilen? Sie haben Feedback zu den bereitgestellten Materialien? Oder sonstige Anregungen oder Ideen in Bezug auf das Onboarding neuer Mitarbeitender an unserer Universität? Vielleicht haben Sie in Ihrem Bereich ja auch schon eine etablierte und erfolgreiche Vorgehensweise?

Lassen Sie uns gerne an Ihren Ideen und Erfahrungen teilhaben. Denn nur gemeinsam können wir eine noch bessere Arbeitgeberin werden!

Hier geht's zum Feedbackformular (Intranet) 

 

Ihr Kontakt

Sie haben Fragen zu den hier bereitgestellten Materialien oder möchten Feedback zum Onboardingprozess geben? Neben dem bereitgestellten Formular können Sie Ihre Fragen und Anliegen auch gerne an onboarding(at)uni-saarland.de richten.

Postanschrift:

Universität des Saarlandes
Dezernat P – Personal
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Postfach 15 11 50
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