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Empfehlungen zum Arbeiten und Führen im Homeoffice

Tipps fürs Arbeiten im Homeoffice

Die Broschüre „Arbeiten im Homeoffice“ der AG Datensicherheit und des UdS-Digitalisierungsteams in Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Chancengleichheit und dem Dezernat P bietet viele Informationen rund um das Arbeiten zuhause.

Informieren Sie sich auch:

Weitere Empfehlungen:

Führen auf Distanz

Die aktuelle Situation stellt viele Führungskräfte vor die Herausforderung das Team aus der Ferne zu führen, zu motivieren und zu begleiten. Um Sie als Führungskraft bei dieser Herausforderung zu unterstützen, haben wir einige Anregungen und Empfehlungen zusammengetragen.

  • Offene Kommunikation: Tauschen Sie Erwartungen, Wünschen und Herausforderungen aus und benennen Sie diese offen 
  • Vereinbaren Sie regelmäßige Teambesprechungen sowie Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitenden
  • Fördern Sie als Führungskraft den informellen Austausch (z.B. durch Standup-Meetings, Virtuelle Kaffeepausen, regelmäßige Chatmitteilungen, etc.)
  • Klären Sie vorab im Team welche Kanäle genutzt werden
  • Geben Sie Feedback und zeigen Sie Wertschätzung: Begleiten Sie die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeitenden, fragen Sie aktiv nach und geben Sie regelmäßig Feedback. Dadurch steigern Sie das Vertrauen und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. 
  • Nutzen Sie als Führungskraft eine ressourcenorientierte Sprache: Eine ressourcenorientierte Sprache fokussiert sich auf die Problemlösung und die Aktivierung der dafür benötigten persönlichen Ressourcen. Sprechen Sie beispielsweise von „Problemen“ löst das bei Ihren Mitarbeitenden unterbewusst die Fokussierung auf das Negative aus. Es führt eher zu Unsicherheiten, Stress und Überforderung. Nutzen Sie hingegen den Begriff „Herausforderungen“ aktivieren Sie damit auf neuronaler Ebene die Motivation, Kompetenzen und Ressourcen der Mitarbeitenden. Sie prägen dadurch eine positive Einstellung gegenüber der anstehenden Aufgabe oder dem anstehenden Projekt.  

Weitere Empfehlungen:

 

Virtuelle Meetings

Durch die aktuelle Situation verändert sich auch die Art unserer Zusammenarbeit. An die Stelle von Präsenzbesprechungen treten immer häufiger virtuelle Meetings. Diese haben einige Parallelen zu klassischen Besprechungen, weisen allerdings auch Besonderheiten auf. Die nachfolgenden Tipps können Sie dabei unterstützen auch virtuelle Meetings erfolgreich zu bewältigen.

  • Zur Vorbereitung sollten Sie vorab eine Agenda mit den Inhalten versenden, um allen Teilnehmenden die Möglichkeit zu bieten sich auf das Meeting vorzubereiten
  • Achten Sie auf eine ausreichende Beleuchtung des Raumes, setzen Sie sich möglichst nicht mit dem Rücken zur Sonne oder Lichtquelle
  • Nutzen Sie nach Möglichkeit ein Headset und schalten Sie Ihr Mikrophon auf stumm, wenn Sie selbst nicht reden, um Stör- und Hintergrundgeräusche für alle zu minimieren
  • Planen Sie in Ihrem Meeting Zeit für die Technik ein, es kann immer zu Störungen oder Fragen kommen, die Sie als Extrazeit im Vorfeld kalkulieren sollten
  • Ablenkungen vermeiden: Eliminieren Sie bewusst vor Beginn des Meetings Störfaktoren wie Handys, Chatbenachrichtigungen oder E-Mail-Töne. Versuchen Sie sicherzustellen für die Zeit des Meetings nicht gestört zu werden.
  • Achten Sie beim Sprechen in virtuellen Meetings auf ausreichend Sprechpausen
  • Wenn Sie das Meeting moderieren starten Sie mit einem Check-in
  • Arbeiten Sie aktiv zusammen und fördern Sie durch den Einsatz interaktiver Tools die Motivation und Kreativität der Teilnehmenden
  • Nutzen Sie hierzu beispielsweise das Microsoft Whiteboard oder OneNote (beide Apps sind in Ihrem Microsoft365 Konto enthalten)
  • Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
    • Hierfür können Sie erstellte Whiteboard Seiten oder Notizbücher teilen oder direkt abspeichern
  • Beenden Sie das Meeting mit einem Check-out: Hierzu können beispielsweise die Ergebnisse zusammengefasst, die Arbeitsaufträge wiederholt oder ein Feedback zur Art und Weise und dem Ablauf des Meetings gegeben werden
    • Ein regelmäßiger Check-out trägt zur Stärkung einer effektiven Meeting Kultur bei

Besonderheiten von virtuellen Meetings:

  • Vermeiden Sie nach Möglichkeit sarkastische oder ironische Kommentare: diese könnten durch die eingeschränkte Möglichkeit der nonverbalen Wahrnehmung sowie Einschränkungen der Tonqualität missverstanden werden
  • Zeigen Sie auch virtuell Reaktionen: Zeigen Sie, durch bestätigende Gesten (Kopfnicken, Lächeln) und passende Nachfragen, dass Sie aktiv zuhören
  • Größere Distanz: Lassen Sie sich durch die größere Distanz nicht dazu verleiten sich ablenken zu lassen, beachten Sie die gleiche Meeting Netiquette wie in Präsenzmeetings
Tipps für ein effizientes Zeit- und Selbstmanagement

Im Homeoffice werden zur selben Zeit verschiedene Anforderungen an uns gestellt. Zwischen Kinderbetreuung, Videokonferenzen und dringend zu erledigenden Aufgaben ist besonders eines wichtig: ein gutes Selbst- und Zeitmanagement.

Weitere Empfehlungen:

 

Gesund durch die Krise

Entgrenzung der Arbeit, soziale Distanz sowie durch die aktuelle Situation hervorgerufene Ängste können belastend sein und die Stimmung negativ beeinflussen. Nachfolgend finden Sie Tipps und Beratungsangebote, die Ihnen dabei helfen können gut durch die Krise zu kommen.  

Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements

Besuchen Sie auch die Seiten des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGm). Hier finden Sie weitere Informationen und online Angebote rund um die Themen Arbeiten im Homeoffice, Selbstmanagement, Resilienz, Führen auf Distanz und Gesundheitsförderung. 

Weiterbildung im Homeoffice

In der aktuellen Lage stellen E-Learning Angebote eine gute Möglichkeit der Weiterbildung dar. Um Ihnen die Orientierung auf dem vielfältigen Markt an online Angeboten zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier immer aktuelle Empfehlungen zu Angeboten externer Anbieter zur Verfügung. Diese Empfehlungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

 

 

 

 

 

 

Videokurse für Ihr Homeoffice auf Englisch - Aktuell kostenfrei

Video courses for your home office in English - Currently free of charge

Von A wie Arbeitsplatzhygiene bis Z wie Zeitmanagement - From A for Agenda-Setting to W for Work-Life-Balance

Auf der Lernplattform von SAP Litmos Remote Readiness & Productivity Academy finden Sie Lernpfade zu Kursen, wie Sie effektiv in einer Remote-Umgebung arbeiten können. Sie müssen sich zuerst mit Ihrer Emailadresse registrieren, um die Lernvideos nutzen zu können. Dann entsteht Ihr eigenes Lern-Dashboard.

The SAP Litmos Remote Readiness & Productivity Academy learning platform provides learning paths to courses on how to work effectively in a remote environment. You must first register with your email address in order to use the learning videos. Then your own learning dashboard is created.

SAP Litmos Courses

Führungsleitlinien

Im Jahr 2018 wurden – nach einem partizipativen Entwicklungsprozess – Führungsleitlinien in der Zentralen Verwaltung der UdS als Grundlage einer gemeinsam getragenen und gelebten Führungskultur eingeführt. Die Führungsleitlinien können auch als Broschüre bei der Personalentwicklung und -vermittlung angefordert werden.

Neues Programm der Interuniversitären Weiterbildung (IUW)

im Oktober 2019 startete das neue Veranstaltungsprogramm der IUW. Für Mitglieder der UdS ist die Teilnahme an den Veranstaltungsangeboten der IUW kostenfrei. Weitere Informationen zu der IUW finden Sie hier.

Teilnahmebedingungen für Angebote der PE

Die Angebote der Personalentwicklung richten sich an alle Mitglieder der UdS.

Für eine Anmeldung  und Teilnahme an einer Veranstaltung der Personalentwicklung ist die Zustimmung Ihrer / Ihres dienstlichen Vorgesetzten notwendig. Eine Weiterleitung der Zustimmung an die Personalentwicklung ist jedoch nicht nötig.

Die Teilnahme an einer Veranstaltung der Personalentwicklung zählt als Arbeitszeit, wenn diese dienstlich notwendig ist und durch Ihre/n Vorgesetzte/n genehmigt wurde.

Auch für Mitglieder des Verwaltungs- und technischen Personals ist es nicht notwendig, das Mitbestimmungsverfahren durch den Personalrat des Verwaltungs- und technischen Personals einzuleiten, wenn diese an einer Veranstaltung der Personalentwicklung teilnehmen möchten.

Kontakt

Dr. Birgit Michel-Dittgen
Abteilungsleitung
Tel. +49 681 302 2714
michel-dittgen(at)univw.uni-saarland.de

Stefanie Bourger
Administration
Tel. +49 681 302 2719
s.bourger(at)univw.uni-saarland.de

Vivien Busch
Personalentwicklung und -vermittlung
Tel. +49 681 302 64071
v.busch(at)univw.uni-saarland.de

Annette Molter-Klein
Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGm)
Tel. +49 681 302 64078
a.molterklein(at)univw.uni-saarland.de

Standort Meerwiesertalweg
Meerwiesertalweg 15
66123 Saarbrücken