Arbeitsrechtliche Aspekte rund um den Funktionsbetrieb

Was bedeutet die Maskenpflicht der Landesregierung für die Arbeit an der Universität?

Das Tragen von einfachen Mund-Nase-Bedeckungen ist nicht verpflichtend vorgeschrieben. An den Standorten der Universität wird das Tragen dieser sogenannten Alltagsmasken als Mund-Nasen-Bedeckung jedoch für bestimmte Situationen dringend empfohlen (siehe Pandemieplan). 

Um sich selbst und andere vor einer Ansteckung mit respiratorischen Erregern zu schützen, sind eine gute Händehygiene, Einhalten von Husten- und Niesregeln und das Abstandhalten (mindestens 1,5 Meter) die wichtigsten und effektivsten Maßnahmen (siehe auch Empfehlung des Robert-Koch-Instituts).

Durch einen Mund-Nasen-Schutz (MNS) oder - bedingt durch dessen gegenwärtige Knappheit -  eine textile Barriere im Sinne eines MNS (sogenannte community mask oder Mund-Nasen-Bedeckung) können Tröpfchen, die man zum Beispiel beim Sprechen, Husten oder Niesen ausstößt, abgefangen werden. Das Risiko, eine andere Person durch Husten, Niesen oder Sprechen anzustecken, kann so verringert werden (Fremdschutz). Hingegen gibt es keine hinreichenden Belege dafür, dass ein MNS oder eine Mund-Nasen-Bedeckung einen selbst vor einer Ansteckung durch andere schützt (Eigenschutz).

Weitere Informationen: https://www.zusammengegencorona.de/informieren/masken-mund-nasen-schutz-kann-bei-der-eindaemmung-der-epidemie-hilfreich/

https://corona.saarland.de/DE/faq/haeufigste-fragen/masken/masken_node.html

Wer sich an Nähaktionen für Atemschutzmasken beteiligen möchte, findet hier weitere Informationen: Selbstgenähte Behelfsmasken für Mund und Nase haben einen Nutzen

Was ist bei der Telehomearbeit während des Funktionsbetriebs zu beachten?

(aktualisiert am 29.06.20)

 

In der Stufe 2 des eingeschränkten Funktionsbetriebs ist Homeoffice weiterhin möglich, auch wenn das Grundprinzip für den eingeschränkten Betrieb dahingehend angepasst ist, dass der Vorrang für Telehomearbeit aufgehoben wird und Aufgaben wieder an den Standorten der Universität vor Ort erledigt werden können.

Jede/r Vorgesetzte ist für den jeweiligen Bereich verantwortlich, die Verteilung der Arbeitszeit auf den dienstlichen als auch häuslichen Arbeitsplatz zu planen und zu koordinieren. Die Verteilung der Arbeitszeit auf die verschiedenen Orte muss dabei für die Bereiche dokumentiert werden. Vorerst gilt diese Übergangsregelung für die Nutzung von Homeoffice bis zum Beginn des Wintersemesters 2020/2021. Der an der Universität geltende Umgang mit alternierender Telehomearbeit bezogen auf die Beantragung, Bereitstellung von Endgeräten und der Gefährdungsbeurteilung des Telearbeitsplatzes ist für die Übergangsphase weiterhin außer Kraft gesetzt. In der folgenden Broschüre der Arbeitsgruppe Datensicherheit der Universität  finden Sie vielfältige Hinweise zur IT-Sicherheit und Datensicherheit im Home Office, zur Ergonomie am Arbeitsplatz sowie der Balance zwischen Arbeitszeit und Freizeit.

Es gilt weiterhin, dass auch in Stufe 2 die Zahl der gleichzeitig anwesenden Personen in den Räumlichkeiten der Universität möglichst geringgehalten wird. Die Nutzung von Homeoffice darf dabei aber nicht entgegen dienstlicher Belange stehen oder negative Auswirkungen auf den Arbeitsablauf bzw. die Arbeitserfüllung haben. Für die Arbeiten an den Standorten der Saar-Universität sind die im Pandemieplan für die Stufe 2 festgelegten Bedingungen zwingend zu beachten.

Wie sieht die Lohnfortzahlung und Zeiterfassung im Funktionsbetrieb aus?

(aktualisiert am 29.06.20)

Der Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht für die Dauer einer Schließung, da diese nicht selbst verschuldet ist. Telehomearbeit ist hierzu aber zwingend vorauszusetzen. Dort wo die technischen Voraussetzungen noch nicht bestehen oder Tätigkeiten nicht für Telehomearbeit geeignet sind, ist in Abstimmung mit der/dem Vorgesetzten zu klären, wie technische Möglichkeiten schnellstmöglich geschaffen werden bzw. ob Alternativaufgaben von zu Hause aus erledigt werden können. Greifen alle Varianten nicht, ist die/der jeweilige Mitarbeiter/in unter vollen Bezügen freizustellen.

Grundsätzlich gilt, dass nicht die Dauer der Tätigkeiten, die in Telehomearbeit erbracht werden, ausschlaggebend ist sondern der Aspekt, dass der mit der/dem Vorgesetzten vereinbarte Umfang an Tätigkeiten erledigt wird.

Diese Regelung gilt auch für Personen, die sich aufgrund der Schul- und Kitaschließungen in einer Betreuungssituation befinden. Auch hier muss in jedem Fall der Grundsatz der Umsetzung von Telehomearbeit berücksichtigt werden. Siehe hier auch „Betreuungsnotwendigkeiten durch Schul- und Kitaschließung“.

In der Stufe 2 des Funktionsbetriebs wird die Zeiterfassung wiedereingesetzt. Wer vor Ort ist und grundsätzlich elektronisch Zeit erfasst, muss die Arbeitszeiten über die Zeiterfassungsgeräte dokumentieren. Für die Tage im Homeoffice müssen bei der elektronischen Zeiterfassung von den jeweiligen Zeiterfassungsbeauftragten die arbeitsvertraglich vorgegebenen Arbeitszeiten im System erfasst werden. Es bedarf hier keiner Dokumentation der eigentlichen Uhrzeiten. Über- bzw. Minusstunden müssen über die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten den Zeiterfassungsbeauftragten gemeldet werden, ebenso wie die vorgesehenen Tage im Homeoffice. Wer nicht an der elektronischen Zeiterfassung teilnimmt aber Arbeitszeit erfassen muss, tut dies im gleichen Maße wie vor der Pandemie sowie unabhängig, ob die Tätigkeiten am dienstlichen oder häuslichen Arbeitsplatz erfolgt sind.

Bereits genehmigter Urlaub bleibt weiterhin genehmigt. Eine Stornierung ist möglich. Urlaubsscheine, Abbau von Überstunden sowie Krankmeldungen müssen wie gehabt dem Dezernat Personal zugeschickt werden. Sollte jemand im Homeoffice nicht die Möglichkeit haben, einen Urlaubsschein auszustellen, da nicht auf Drucker und/oder Scanner zugegriffen werden kann, reicht eine eMail, weitergeleitet durch den/die Vorgesetzte/n, aus.

Krankmeldungen sind auch im Funktionsbetrieb weiterhin einzureichen. Dies kann auch auf elektronischem Wege an personal(at)uni-saarland.de erfolgen. Die/Der Vorgesetzte muss über den Krankenstand ebenso informiert werden. Gleiches gilt für „Kind krank“.

Kann ich von der Arbeit freigestellt werden, wenn ich bei geschlossenen Kitas und Schulen keine Betreuung für meine Kinder habe?

Wenn Betreuungspflichten für Kinder bestehen, dürfen Sie analog zur erweiterten Pflegefreistellung der Betreuung bis zum Ende der Schließung von Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen nachkommen. Die Aufteilung der Betreuung auf verschiedene Betreuungspersonen (z.B. Lebenspartnerinnen oder -partner) ist hier zu berücksichtigen. Zudem gilt, dass auch in einer Betreuungssituation die Nutzung von Telehomearbeit vorgeschrieben wird. Ausnahmen gelten für diejenigen, die eine Betreuung nicht anders organisieren können. Darunter fällt beispielsweise eine Partnerschaft mit einer Person in einem systemrelevanten Beruf wie der medizinischen Versorgung in Kombination mit Tätigkeiten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, die zur Erledigung an bestimmte Uhrzeiten gebunden sind.  Eine schriftliche Meldung zur Freistellung von der Telehomearbeit aufgrund einer Betreuungssituation muss an die Dienststelle (Dezernat Personal) erfolgen.

Wie unterstützt mich die Universität bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf?

Für viele Beschäftigte der Universität stellt die Kombination von Home Office und häuslicher Betreuung von Kleinkindern und Schulkindern eine große Herausforderung dar. Um die Zeit der Schließung von Kitas und Schulen zu überbrücken, können sie ab sofort wieder Unterstützung durch die Online-Babysitting-Börse erhalten. Bitte beachten Sie, dass der Zugang nur vom Campus aus oder per VPN möglich ist. Um den Einsatz der Babysitter zu koordinieren, bittet das audit-Büro um Anfragen über familie(at)uni-saarland.de. Die Möglichkeit einer Kostenübernahme im Rahmen des Projekts Kurzzeitbetreuung werden derzeit noch geprüft.

Eine zusätzliche Initiative der Stabsstelle Chancengleichheit startet im Mai 2020: das Eltern-Netzwerk der Universität des Saarlandes verbindet Familien, die Betreuung kostenlos suchen oder anbieten können. Die Regeln und Details findet man unter Eltern-Netzwerk. Bei weiteren Fragen steht Ihnen das audit-Büro zur Verfügung.

Wie ist mit Neueinstellungen umzugehen?

Bis auf Weiteres ist auf die Ansetzung von neuen Terminen zur Durchführung von Auswahlgesprächen in Einstellungsverfahren zu verzichten. Bei bereits terminierten Auswahlgesprächen ist zu prüfen, inwieweit die Gespräche seitens aller Teilnehmerinnen und Teilnehmern mittels Videotelefonie durchgeführt werden können. Sollte dieses ausnahmsweise nicht der Fall sein, ist bei der Durchführung vor Ort auf die Einhaltung der allgemein empfohlenen Schutzmaßnahmen (u.a. Verzicht auf Handkontakt, Husten-und Niesetikette, Abstandsregelung, gut belüftete Räume) zu achten.

Bereits unterschriebene Arbeitsverträge entfalten in der Notfallphase ihre Wirkung, auch wenn die entsprechenden Mitarbeitenden aufgrund einer Schließung der Universität des Saarlandes nicht ihren Dienst am Arbeitsplatz antreten können. Über die Bearbeitung von neuen Einstellungen sowie von Aufträgen für Neueinstellungen, die bereits im Verfahren sind, wird individuell nach Notwendigkeit entschieden. Prioritär sind dabei Einstellungen, bei denen zukünftige Mitarbeitende beim alten Arbeitgeber bereits kündigen mussten, sowie solche, die unmittelbar mit Drittmittelprojekten zusammenhängen und nicht aufschiebbar sind.

Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum Service des Dezernats Personal im Notbetrieb.

Bewerbungs-/Berufungsverfahren

(Aktualisiert am 29.06.2020)

Für Bewerbungsgespräche sowie für Berufungsverfahren wird auch weiterhin empfohlen, diese, wenn möglich, digital durchzuführen. Hierbei darf aus datenschutzrechtlichen Gründen ausschließlich die Software Microsoft Teams genutzt werden. Eine datenschutzrechtliche Einverständniserklärung der Bewerberinnen oder Bewerber ist nicht notwendig. Die Gespräche dürfen jedoch nicht aufgezeichnet werden. Sollten Gespräche vor Ort in Präsenz stattfinden müssen, ist dies unter Beachtung der Abstands- und Hygieneregeln sowie der Regeln für den Zutritt von Externen umzusetzen. Die Bewerberinnen oder Bewerber müssen vor dem Betreten der Standorte auf geltende Infektionsschutzmaßnahmen der UdS hingewiesen werden. Die Gespräche, unabhängig davon, ob digital oder vor Ort, sind insgesamt so zu gestalten, dass sowohl die Bewerberinnen oder Bewerber als auch Personalrat, Gleichstellungs- und Schwerbehindertenbeauftragte die technischen und organisatorischen Möglichkeiten haben, daran teilnehmen zu können. Ggf. sind alternative Formate anzubieten, um insbesondere den Bewerber/innen eine Teilnahme zu gewährleisten. Bitte haben Sie auch ein besonderes Augenmerk auf die Vergleichbarkeit der Vorstellungsgespräche, wenn es bspw. zu technischen Störungen kommt oder die Bewerberin bzw. der Bewerber aufgrund der Technik gehemmt ist.

Was ist bei der Weiterbeschäftigung von befristet beschäftigtem Personal zu beachten?

Weiterbeschäftigungen, sowohl im wissenschaftlichen als auch nichtwissenschaftlichen Bereich sind ab sofort über den Dienstweg, das heißt über die Dekanate/Dezernate/Leiter der Zentralen Einrichtungen per Mail (ohne Unterschrift) mit digitalen Einstellungsauftrag, zu beantragen. Bitte nutzen Sie hierfür folgende Email-Adresse: personal(at)uni-saarland.de

Der Bundestag hat am 7. Mai 2020 eine Anpassung des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes  (WissZeitVG) beschlossen, um Nachteile für befristet beschäftigte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler durch die Schutzmaßnahmen im Kontext der Corona-Pandemie zu verhindern. Die Universität des Saarlandes hat somit die Möglichkeit, Arbeitsverträge auch über die bisher geltende Höchstgrenze hinaus zu verlängern. Somit wird rückwirkend zum 1. März 2020 die Höchstbefristungsgrenze nach dem WissZeitVG für das wissenschaftliche und künstlerische Personal, das sich in der Qualifizierungsphase befindet, um sechs Monate verlängert. Die Verlängerungsmöglichkeit gilt für Arbeitsverhältnisse, die zwischen diesem Zeitpunkt und dem 30. September 2020 bestehen. Der Qualifizierungsrahmen kann außerdem auf der Grundlage einer Rechtsverordnung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) um weitere sechs Monate verlängert werden, soweit dies aufgrund fortbestehender Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in der Bundesrepublik Deutschland erforderlich werden sollte.

Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Dezernat P (personal(at)uni-saarland.de)

Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum Service des Dezernats Personal im Notbetrieb.

Kann ich meine Nebentätigkeiten weiterhin ausführen?

Nebentätigkeiten können ausgeführt werden, wenn diese nicht die Ansteckungsgefahr erhöhen. Nach § 87 Saarländisches Beamtengesetz ist eine Nebentätigkeit zu untersagen, wenn durch die Ausübung dienstliche Belange beeinträchtigt werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Nebentätigkeit zu einer wesentlichen Einschränkung der künftigen dienstlichen Verwendbarkeit der Beamtin oder des Beamten führen kann. Daher müssen Nebentätigkeiten untersagt werden, die dazu geeignet sind, eine Ansteckungsgefahr zu erhöhen.

Was muss ich bei Privatreisen und bei privaten Aktivitäten beachten?

Bei Reisen beachten Sie bitte die Regelungen in der Verordnung zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Bekämpfung des Coronavirus:https://corona.saarland.de/DE/faq/haeufigste-fragen/allgemeine-fragen/allgemeine-fragen_node.html

Vor einer Auslandsreise ist zwingend mit der/dem Vorgesetzten zu klären, ob nach der Rückkehr die Möglichkeit zum Homeoffice gegeben ist, falls aufgrund der Landesverordnung eine häusliche Quarantäne notwendig ist. Ist dies nicht der Fall, so muss die Zeit der Quarantäne über Urlaub, Abbau von Überstunden oder Freistellung ohne Bezüge abgegolten werden. Diese Regelung gilt nicht für Pendler.

Kann ich zu Hause bleiben, wenn ich Angst habe, mich auf der Arbeit mit dem Coronavirus anzustecken?

Die Befürchtung vor Ansteckung reicht nicht aus, um der Arbeit fernzubleiben. Beschäftigte dürfen der Arbeit nur fernbleiben, wenn sie arbeitsunfähig sind, ansonsten sind sie zur Arbeit verpflichtet. Bei Arbeitsunfähigkeit ist regulär nach dem dritten Kalendertag eine Krankschreibung vorzulegen.

Muss ich zur Arbeit kommen, wenn Bus und Bahn nicht fahren?

Die Anfahrt zur Arbeit müssen Mitarbeitende, die im Funktionsbetrieb auf dem Campus zu tun haben, selbst organisieren. Auch wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht fahren, müssen Beschäftigte bei der Arbeit erscheinen. Das sogenannte Wegerisiko trägt die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer. Somit liegt es in dem Bereich der Arbeitnehmerin und des Arbeitnehmers, pünktlich bei der Arbeit zu erscheinen.

Darf ich mich weigern, angeordnete Schutzmaßnahmen zu befolgen?

Nein. Der Arbeitgeber hat ein Direktionsrecht, auch Weisungsrecht genannt. Um eine Ausbreitung des Coronavirus zu verhindern, darf er darum seine Beschäftigten dazu verpflichten, z.B. einen Mundschutz zu tragen und sich regelmäßig die Hände zu waschen oder zu desinfizieren.

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass Verletzungs- und Erkrankungsrisiken so gering wie möglich sind. Es müssen dafür die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden.

Arbeitsrechtliche Aspekte bei Coronavirus-Infektionen

Was soll ich tun, wenn ich mich in den letzten 14 Tagen im Ausland aufgehalten habe?

Mitglieder der Universität, die von bereits angetretenen Dienstreisen, Auslandsaufenthalten, Praktikumsaufenthalten oder Privatreisen aus dem Ausland zurückkehren, werden aufgefordert, sich an die saarländische Landesverordnung (aktualisiert am 15. Mai)  zu halten. Jeder Reiserückkehrer aus dem Nicht-EU-Ausland soll sich für eine Zeitdauer von 14 Tagen in eine häusliche Quarantäne in der eigenen Häuslichkeit oder in einer geeigneten Unterkunft begeben. Für diese Zeit sind Besuche dritter Personen nicht gestattet.Von der Quarantäne-Regelung ausgenommen wurden jetzt Rückkehrer aus der Europäischen Union oder einem Schengen-assoziierten Staat sowie dem Vereinigten Königreich von Großbritannien und Nordirland.

Die Vorgesetzten in allen Bereichen sind angehalten, die Einhaltung dieser Regelung sicherzustellen. Als Mitglied der Universität sind Sie verpflichtet, Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten telefonisch oder per E-Mail direkt zu informieren. Ihre Tätigkeit ist in Telehomearbeit zu erledigen. In Fällen, in denen die Tätigkeit nicht in Telehomearbeit ausgeübt werden kann, erfolgt eine Entscheidung über die Zuweisung anderer Tätigkeiten oder gegebenenfalls eine Freistellung durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten.

Was soll ich tun, wenn ich Kontakt zu einer infizierten Person hatte?

Wenn Sie Kontakt zu einer mit dem Coronavirus infizierten Person hatten, müssen Sie Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten bzw. die Dienststelle (Dezernat Personal)  telefonisch oder per E-Mail direkt informieren und müssen vorerst zu Hause bleiben. Grundsätzlich gilt, dass das Risiko der Verbreitung zum Schutz der Anderen minimiert werden soll. Zudem müssen Sie sich unverzüglich – auch wenn Sie keine Krankheitszeichen haben - bei Ihrem zuständigen Gesundheitsamt telefonisch melden. Das zuständige Gesundheitsamt finden Sie in der Datenbank des Robert Koch-Instituts (RKI). Befolgen Sie die Anweisungen des Gesundheitsamtes. Gehen Sie nicht selbst in eine Klinik oder zu Ihrem Hausarzt.

Muss ich meinem Dienstherrn anzeigen, dass ich in räumlicher Nähe zu einer mit dem Coronavirus infizierten Person stand oder stehe?

Ja! Den/Die Arbeitnehmer/in trifft eine arbeitsvertragliche Hinweispflicht, soweit er/sie Kontakt zu einer mit dem Coronavirus infizierten Person hatte. Kontaktieren Sie telefonisch oder per E-Mail Ihre/n Vorgesetzte/n oder die Dienststelle (Dezernat Personal).

Wer darf eine Quarantäne anordnen?

Grundsätzlich ordnet das zuständige Gesundheitsamt die häusliche Quarantäne für die maximale Dauer der Inkubationszeit (14 Tage) an, sobald der/die Arbeitnehmende als Kontaktperson gilt. Darüber hinaus kann die Universität als Arbeitgeberin eine Freistellung ohne oder gegen den Willen eines/einer Beschäftigten erklären und somit ein Fernbleiben vom Arbeitsplatz anordnen. Dies setzt voraus, dass die Arbeitgeberin Grund für die Annahme einer arbeitsunfähigen Erkrankung hat oder von dem/der Mitarbeitenden eine Gesundheitsgefahr für andere Beschäftigte oder Mitglieder der Universität ausgeht. Hierfür genügt das Vorliegen einer konkreten Infektionsgefahr mit dem Coronavirus und die Maßnahme kann darauf gestützt werden, dass sich Mitarbeitende in einem Risikogebiet oder an einem Ort mit einem deutlich erhöhten Ansteckungsrisiko aufgehalten haben.

Wenn ich in Quarantäne muss, habe ich dann einen Lohnanspruch?

Wenn die Quarantäne offiziell vom Gesundheitsamt angeordnet wurde, gilt das Infektionsschutzgesetz. Wenn die Freistellung durch die Universität festgesetzt wird, ist maßgeblich, ob das Erfordernis der Quarantäne selbst verschuldet wurde. Liegt kein Verschulden vor, dann erfolgt Lohnfortzahlung nach Lohnfortzahlungsgesetz. Wurde jedoch z.B. wissentlich eine Reise in ein benanntes Risikogebiet vorgenommen, so entfällt der Anspruch auf Lohnfortzahlung. Dies gilt auch für kurzzeitige Grenzübertritte in vom RKI ausgewiesene Risikogebiete.

 

Müssen die Mitarbeitenden zuhause arbeiten, wenn sie in Quarantäne sind?

Solange Sie nicht arbeitsunfähig geschrieben sind, ja. Zumindest gilt das für alle, die die Möglichkeit dazu haben, das gebietet die Treuepflicht zur Arbeitgeberin.

Geänderte Prozesse im Funktionsbetrieb

Dürfen Externe derzeit die Standorte der Universität aufsuchen?

(Aktualisiert am 29.06.2020)

Der Zutritt von Dritten zu Standorten der Universität ist auf ein Minimum zu beschränken und zunächst sind die Durchführung von Telefon- bzw. Videokonferenzen oder eine Terminverschiebung zu prüfen. Zudem soll die Anzahl der gleichzeitig anwesenden Externen auf ein Minimum reduziert werden. Die Kontaktdaten der betriebsfremden Personen, deren Anwesenheitszeiten sowie Kontaktpersonen an der UdS sind von der/dem jeweiligen Auftraggebenden oder Verantwortlichen zu dokumentieren. Die externen Personen müssen vor dem Betreten des Campus auf geltende Infektionsschutzmaßnahmen der UdS hingewiesen werden. Eine entsprechende Handreichung finden Sie im Anhang des Pandemieplans.  

Können Rechnungen auch digital beim Dezernat HF eingereicht werden?

Für die Dauer des Pandemieplans der Universität ist es den UdS-Angehörigen (Professoren, Dekanate, Sekretariate, Einrichtungen, Verwaltung) möglich, dem Dezernat HF vorab Rechnungen digital über die Funktionsadresse rechnungen(at)univw.uni-saarland.de zukommen zu lassen. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur in Anspruch genommen werden, wenn die kontierten Rechnungen nicht innerhalb von einer Woche per Hauspost an die Rechnungsabteilung geschickt werden können.

Bereits vorab digital zugesandte Rechnungen müssen gemäß folgender Anleitung zur späteren Archivierung gekennzeichnet werden. Dies ist dringend erforderlich, um zu vermeiden, dass Rechnungen versehentlich doppelt verbucht werden.

Wenn Rechnungen vorab digital an die Haushaltsabteilung geschickt werden, muss bereits auf der Rechnung (d.h. in der pdf-Datei) vom Einreichenden eine Kontierung hinterlegt wird und diese sachlich richtig gezeichnet wird (Anleitung hier). Die Originalrechnung muss mit dem Hinweis "bereits per Mail am XX.XX.2020 übermittelt" (deutlich lesbar) nachgelagert per Hauspost zukommen. Wer bereits innerhalb von einer Woche nach Unterzeichnung die Rechnung in die Hauspost geben kann, sollte auf die vorherige digitale Zusendung verzichten.

Wichtig: Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als pdf-Datei enthalten, die Bearbeitung der Rechnung als E-Mail-Text ist nicht möglich. Bei Bewirtungsrechnungen teilen Sie bitte bei jeder Rechnung zu einer Veranstaltung den Anlass mit und senden bitte Teilnehmerliste und Programm mit. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen nur entsprechend vorbereitete Rechnungen bearbeitet werden können. Sofern die genannten Anforderungen nicht erfüllt sind, wird die Rechnung zurückgeschickt.

Diese Regelung gilt nur für Mitglieder der UdS!

 

Bitte beachten Sie, dass auch das  Dezernat Haushalt und Finanzen aufgrund der aktuellen Situation im Funktionsbetrieb arbeitet und bei der Bearbeitung von Rechnungen, Erstattungsanträgen, Abrechnungsgutschriften sowie Beihilfe mit Verzögerungen zu rechnen ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedanken sich im Voraus für Ihr Verständnis.

Wie ist mit Urlaub in der Krisenzeit umzugehen?

Bereits genehmigter Urlaub bleibt genehmigt. Eine Stornierung ist möglich, sollte jedoch nur in Ausnahmefällen erfolgen. Urlaubsscheine, Abbau von Überstunden sowie Krankmeldungen müssen wie gehabt dem Dezernat Personal zugeschickt werden. Sollte jemand im Homeoffice nicht die Möglichkeit haben, einen Urlaubsschein auszustellen, da nicht auf Drucker und/oder Scanner zugegriffen werden kann, reicht eine E-Mail, weitergeleitet durch den Vorgesetzten oder die Vorgesetzte aus.

Wie wird die Post verteilt und wann ist die Poststelle geöffnet?

(aktualisiert: 29.06.2020)

Die Öffnungszeiten der Poststelle auf dem Saarbrücker Campus sind seit 29. Juni wie folgt: Montag bis Freitag von 10 bis 12 Uhr sowie von 13 bis 15 Uhr. In diesem Zeitraum kann Post in der Poststelle abgeholt und abgegeben werden. Hierbei ist eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Zur Vermeidung des Ausfalls der Poststelle bei einem Infektionsgeschehen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedene kleine Gruppen aufgeteilt, so dass eine Auslieferung und Abholung der Post in die einzelnen Gebäude auf dem Campus weiterhin nicht erfolgen kann.

An den Standort Meerwiesertalweg wird die Post einmal täglich zugestellt, an den Campus Dudweiler und das ZeMA mittwochs und den Campus Homburg dienstags und donnerstags. Die Post für die Villa Europa und das Fraunhofer Sulzbach wird über externe Dienstleister zugesendet.

 

Wie haben sich die Abläufe im Personal-Dezernat geändert?

In Abstimmung mit der Hochschulleitung hält das Personal-Dezernat folgende Service-Angebote prioritär aufrecht: Die Lohnabrechnung und -auszahlung sowie die Weiterbeschäftigung von befristet beschäftigtem Personal. Damit die genannten Dienste auch in Telehomearbeit erledigt werden können, müssen die gewohnten Prozesse teilweise an die geänderten Gegebenheiten angepasst werden. Bitte beachten Sie die geänderten Abläufe:

  • Weiterbeschäftigung von befristet beschäftigtem Personal: Weiterbeschäftigungen, sowohl im wissenschaftlichen als auch nichtwissenschaftlichen Bereich sind bitte ab sofort über den Dienstweg, d.h. über die Dekanate/Dezernate/Leiter der Zentralen Einrichtungen per Mail (ohne Unterschrift) mit digitalen Einstellungsauftrag, zu beantragen. Bitte nutzen Sie hierfür folgende Email-Adresse: personal(at)uni-saarland.de
     
  • Neueinstellungen: Über die Bearbeitung von neuen Einstellungen sowie von Aufträgen für Neueinstellungen, die bereits im Verfahren sind, wird individuell nach Notwendigkeit entschieden. Prioritär sind dabei Einstellungen, bei denen zukünftige Mitarbeitende beim alten Arbeitgeber bereits kündigen mussten, sowie solche, die unmittelbar mit Drittmittelprojekten zusammenhängen und nicht aufschiebbar sind. Verfahren wird hier wie bei der Weiterbeschäftigung.
     
  • Arbeitsverträge: Nach Prüfung der Finanzierung und arbeitsrechtlichen Voraussetzungen sowie der Einbindung der Personalräte/Gleichstellungsbeauftragten werden die neuen Arbeitsverträge dann über den Postweg direkt an die Beschäftigten, d.h. nicht mehr über den Vorgesetzten, gesandt. Diese müssen ihre unterzeichneten Arbeitsverträge dann wiederum über den Postweg zum Dezernat Personal zurückschicken, um eine Fortführung des Entgelts sicherzustellen.
     
  • Dienstantrittsmeldung: Es gilt zu beachten, dass die Dienstantrittsmeldung per Papier bis auf weiteres entfällt. Dennoch ist es unabdingbar, dass von der/dem Vorgesetzten Meldung per Email ergeht, dass der Dienst des Mitarbeitenden (auch im Home Office) angetreten wurde. Bitte richten Sie diese Meldung dann ebenfalls an die Email-Adresse: personal(at)uni-saarland.de 
    Nur so ist eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung – auch im Notbetrieb – möglich.

Bitte beachten Sie bei allen Emails, dass in der Betreffzeile Ihrer Email jeweils der Grund (z.B. Weiterbeschäftigung, Dienstantritt, Arbeitsvertrag) und der Name des Mitarbeitenden erwähnt wird. Der Postweg ist also möglichst zu vermeiden. Dies gilt auch für Krankmeldungen oder Urlaubsanträge, die im besten Fall per Mail an unser Dezernat gesendet werden sollten. Bitte beachten Sie, dass Urlaubsanträge weiterhin über den Dienstweg (Einbindung der/des Vorgesetzten) erfolgen müssen und eine Krankheit auch nach wie vor der/dem Vorgesetzten gemeldet werden muss.

Außerdem  weist das Personal-Dezernat darauf hin, dass Lohnzettel für die Dauer des Notbetriebs nicht ausgedruckt und versandt werden. Nach Beendigung der Krise, erhalten Sie alle noch ausstehenden Lohnzettel.

Sollten Sie aufgrund einer angeordneten häuslichen Quarantäne nicht arbeiten können, sollten Sie dem Personal-Dezernat eine kurze Meldung bezüglich der Dauer geben. Sollten Sie für den Notbetrieb der Universität in den Räumlichkeiten an den Standorten der Universität eingesetzt sein, bitten wir Sie zudem uns auch über eine notwendige 14tägige Absenz (z.B. wegen Kontakt zu einer infizierten Person) zu informieren.

Weitere Informationen zum Notbetrieb hier auf der Webseite des Dezernats Personal.

 

Was muss ich bei den für den Funktionsbetrieb erforderlichen Beschaffungen beachten?

Das Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste  gibt auf seiner Webseite aktuelle Hinweise, was bei den für den Funktionsbetrieb erforderlichen Beschaffungen zu beachten ist. Auch auf das Thema Ausschreibungen wird dort eingegangen.

Welche Produkte können zur Eindämmung der Corona-Pandemie über das "Chemikalienlager" bezogen werden?

(aktualisiert am 29.06.2020)

Zur Umsetzung der Hygienemaßnahmen nach Vorgaben des Pandemieplans können Desinfektionsmittel (Hand- und Flächendesinfektion), Handschuhe, Wischtücher sowie Einmal-Mund-Nasen-Masken (keine wiederverwendbaren Stoffmasken!) und FFP2-Masken als persönliche Schutzausrüstung über das Lager des Dezernat ZB – Sachgebiet Gefahrstoffe und Laborbedarf ("Chemikalienlager") bezogen werden.

Für den Betrieb von Praktika der Fakultäten M und NT werden Einmal-Mund-Nasen-Bedeckungen in der von der Stabsstelle Arbeitsschutz festgelegten DIN-Qualität vorgehalten. Diese sind ab sofort als Lagermaterial in ausreichender Menge verfügbar und können sowohl über den Webshop als auch über den dafür vorgesehenen Beschaffungsantrag bestellt werden.

Für Situationen, in denen das Tragen von FFP2-Masken als persönliche Schutzausrüstung erforderlich ist, wird dies im Einzelfall von der Stabsstelle Arbeitsschutz entsprechend festgestellt. Bitte füllen Sie bei Bedarf das Formular „Beschaffungsantrag für FFP2-Masken“ aus und senden es an arbeitsschutz(at)univw.uni-saarland.de. Nach erfolgter Freigabe können Sie die Masken im Chemikalienlager zu den aktuellen Öffnungszeiten abholen.

Wir bitten um Verständnis darum, dass aufgrund der immer noch teilweise stark eingeschränkten Verfügbarkeiten sowie langer bzw. unbestimmter Lieferzeiten für Corona-Schutzausrüstungen keine individuellen Beschaffungen von Masken und Schutzausrüstungen über die Zentrale Beschaffung abgewickelt werden. Es wird auf die Möglichkeit der Eigenbeschaffung bis zu einem Netto-Warenwert bis 1000 € verwiesen.

Die Beschaffungsanträge für Lagerware mit den aktuellen Preisen, die Öffnungszeiten des Chemikalienlagers sowie Aktualisierungen und Hinweise zur Beschaffung von Masken, Schutzausrüstung und Desinfektionsmitteln finden Sie unter:

https://www.zchl.uni-sb.de/aktuelles/beschaffung-von-masken-schutzausruestung-und-desinfektionsmitteln

Wo finde ich die Dienstanweisung für Mitglieder der Universität zum eingeschränkten Funktionsbetrieb?

Die Corona-Dienstanweisung zum eingeschränkten Betrieb finden Sie unter Veröffentlichungen der Universitätsleitung. Die angeordneten Maßnahmen sind zwingend zu beachten, insbesondere vor dem Hintergrund der aktualisierten Verordnung zur Bekämpfung der Corona-Pandemie  vom 26. Juni 2020.

Über welche Mailadresse erhalte ich aktuelle Mitteilungen zum Funktionsbetrieb?

Aktuelle Mitteilungen der Hochschulleitung und des Krisenstabes zum Funktionsbetrieb werden zeitnah als Massen-E-Mails an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität sowie themenbezogen auch an alle Studierenden verschickt.

In beiden Fällen erfolgt die Zustellung der E-Mail ausschließlich in das persönliche, dienstliche Postfach (Mitarbeiter-Postfach oder aber Studierendenpostfach, beides bereitgestellt vom HIZ).

Etwaige Funktionsadressen, nachgelagerte E-Mailadressen in Fakultätshoheit oder auch UKS-Adressen etc. bleiben hierbei unberücksichtigt! Es können auch keine anderen, neuen Adressen auf den Verteiler aufgenommen werden. Anfragen diesbezüglich werden nicht bearbeitet werden.

Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Sie Zugang zu den zur Verfügung gestellten Postfächern haben. Rufen Sie diese entweder ab oder aber richten Sie sich eine Weiterleitung auf einen von Ihnen abgerufenes Postfach ein.

Hinweise zur Nutzung des E-Mailsystems finden Sie auf folgender Webseite. In der rechten Spalte finden Sie die Informationen zur Weiterleitung von E-Mails: https://www.hiz-saarland.de/dienste/email

Wie werden die Gebäude gereinigt und dort für Desinfektion gesorgt?

Die Gebäudereinigung wird im festlegten Turnus in den Gebäuden durchgeführt. Die Räume können damit entsprechend der Vorgaben des Pandemieplans von einer oder mehreren Personen genutzt werden. Wenn die allgemeinen hygienischen Bedingungen eingehalten werden (regelmäßiges Händewaschen entsprechend der Hygienevorgaben), bedarf es grundlegend keiner weiteren Flächendesinfektion.

In Bereichen mit erhöhtem Personenaufkommen (Servicebereiche für Studierende, Bibliotheken etc.) können zusätzliche Desinfektionsmaßnahmen angebracht sein. Die dafür benötigten desinfizierenden Reinigungsmittel, sowie Handdesinfektionsmittel können über das Dezernat ZB - Sachgebiet Gefahrstoffe und Laborbedarf bezogen werden (https://www.zchl.uni-sb.de/aktuelles/beschaffung-von-masken-schutzausruestung-und-desinfektionsmitteln).

Lehre und Studium

Wie ist im Sommersemester 2020 mit Lehrveranstaltungen und Prüfungen umzugehen?

Das Dezernat Lehre und Studium gibt Hinweise, wie im Rahmen der Pandemievorbeugung mit Lehrveranstaltungen und Prüfungen umgegangen werden soll. Dabei geht es auch um Fristverlängerungen, um das Nachholen von Prüfungen, die Fortschrittskontrolle sowie um Promotions- und Habilitationsverfahren. Zudem werden digitale Prüfungsleistungen behandelt und Hinweise zum E-Learning gegeben.

Informationen hierzu finden Sie unter: www.uni-saarland.de/sommersemester2020 inkl. Verweis auf die Handreichungen auf der  Webseite des Dezernats Lehre für Studium.

Am 17. April hat die Landesregierung zudem die Verordnung zur Bekämpfung der Corona-Pandemie aktualisiert und in Paragraph 8 den Umgang mit Prüfungen geregelt.

 

 

 

Wo erhalten ich Informationen über E-Learning-Methoden als Vorbereitung auf das Sommersemester?

Das Präsidium empfiehlt allen Dozentinnen und Dozenten sich mit den Möglichkeiten der Lernplattform Moodle  vertraut zu machen.

Auf der Projektseite zur  "Digitalisierung in der Lehre"  finden Sie zudem Anleitungen, wie man Kurzvideos mit Powerpoint erstellen kann, Tafelaufschriebe digitalisiert und anspruchsvollere Aufzeichnungstools für Online-Vorlesungen einsetzen kann.

Wo gibt es Informationen zu Lehramtsprüfungen und Schulpraktika?

Das Zentrum für Lehrerbildung an der Universität des Saarlandes informiert auf folgender Internetseite,  wie nach Einstellung des Präsenzbetriebs an der Universität und den Schulen mit diesem Thema umzugehen ist.

Wo finde ich Informationen, wenn ich internationale Studierende betreue?

Das International Office der Universität hat auf der folgenden Notfall-Webseite Empfehlungen für internationale Studierende, Austauschstudierende und Freemover  zusammengestellt. Für Studierende der Saar-Universität, die sich noch im Ausland befinden oder vorhaben, ins Ausland zu gehen, gibt es aktuelle Kriseninformationen auf dieser Notfall-Seite des International Office.

Reisen und Veranstaltungen

Wie gehe ich mit anstehenden Dienstreisen um?

(Aktualisiert am 29.06.2020)

Das generelle Dienstreiseverbot wurde bereits mit Aktualisierung des Pandemieplans zum 04.06.2020 aufgehoben. Vor Durchführung einer Dienstreise sind prioritär die Durchführung als Telefon- bzw. Videokonferenz, eine Terminverschiebung sowie eine Reduzierung des Teilnehmerkreises zu prüfen. Ist dies nicht möglich, dürfen zwingend erforderliche Dienstreisen durchgeführt werden. Dabei muss die Antragstellerin bzw. der Antragsteller das zwingende Erfordernis der Dienstreise im Dienstreiseantrag nachvollziehbar darlegen.

Die Entscheidung über die Notwendigkeit einer nationalen Dienstreise erfolgt dabei dezentral durch den/die Vorgesetzte/n und muss dokumentiert werden. Es ist dabei – auch in zeitlicher Hinsicht (Ist die Reise gerade jetzt zwingend erforderlich?) – ein strenger Maßstab anzulegen. Bei der Durchführung von Dienstreisen innerhalb von Deutschland sollte aktuell vorzugsweise von der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel abgesehen werden. Bei Nutzung eines PKWs muss berücksichtigt werden, dass aufgrund der noch geltenden Kontaktbeschränkungen max. zwei Personen in einem PKW sitzen dürfen, verteilt auf vordere und hintere Sitze.

Bei internationalen Dienstreisen sind die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes zu berücksichtigen (www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/covid-19). Darüber hinaus gelten die Reisebeschränkungen der jeweiligen Länder.

Während der gesamten Dienstreise sind die geltenden Abstands- und Hygienemaßnahmen einzuhalten.

Was muss ich bei Veranstaltungen außerhalb des Lehrbetriebs und Sitzungen beachten?

Für sämtliche Veranstaltungen außerhalb des Lehrbetriebs wird auch weiterhin empfohlen, diese, wenn möglich, digital durchzuführen. Sollten Sitzungen vor Ort in Präsenz stattfinden, ist dies unter Beachtung der Abstands- und Hygieneregeln sowie bei Beteiligung von Dritten unter Einhaltung der Regeln für den Zutritt von Externen umzusetzen. Ausreichende Zeitabstände zwischen der Nutzung von Räumlichkeiten zum Lüften sind einzuhalten. Die Räumlichkeiten müssen entsprechend der teilnehmenden Personenzahl unter Einhaltung der Abstandsregelungen geplant werden.

Medizinische Fragen und psychologische Hilfe

Telefonische Corona-Sprechstunde für Uni-Beschäftigte und Studierende

Das Sportmedizinische Institut und der Betriebsärztliche Dienst der Universität des Saarlandes haben eine telefonische Corona-Sprechstunde für Universitätsangehörige eingerichtet. Uni-Beschäftigte und Studierende können dort Fragen rund um Coronavirus-Infektionen stellen: Tel. 0681/302-70400, Montag bis Donnerstag 8:00-16:30 Uhr, Freitag bis 15:30 Uhr.

Medizinische Fragen können zudem auch weiterhin per Mail gestellt werden: krisenstab(at)uni-saarland.de

 

 

 

Wo finden psychisch belastete Menschen Hilfe? Notfall-Hotline der Universitätsambulanz

Die Coronavirus-Pandemie ruft bei vielen Menschen Angst- und Unruhezustände, Schlafprobleme und niedergeschlagene Stimmung hervor. Bei Menschen, die bereits psychisch belastet sind, verstärken sich vielfach die Symptome. Um Menschen, die aufgrund der aktuellen Situation belastet sind, beizustehen, haben die psychotherapeutische Universitätsambulanz und das Weiterbildungsinstitut für Psychotherapie Saarbrücken an der Universität eine unentgeltliche Notfall-Hotline eingerichtet.

Diese ist für Personen gedacht, die durch die aktuelle Situation psychisch belastet sind und ein kurzfristiges  Klärungsgespräch brauchen, in dem gegebenenfalls weitere sinnvolle Interventionen geplant werden. Auch können sich Personen melden, die bereits in ambulanter Psychotherapie sind, aber aufgrund landesweiter Einschränkungen (häusliche Quarantäne, Schließung des Praxisbetriebes etc.) im Rahmen der Corona-Pandemieaktuell keinen Zugang zu dieser haben.

Die Hotline (0681 302-71021) ist ab täglich zwischen 13 und 16 Uhr erreichbar. Im persönlichen Gespräch wird entschieden, ob eine sofortige telefonische Beratung zur Entlastung ausreichend ist oder ob weitere Kontakte sinnvoll wären. Die Art der Kontakte (Telefonat, persönliches Gespräch in den Räumlichkeiten der Ambulanzen oder Videosprechstunde) sowie deren Umfang werden individuell mit den Betroffenen je nach persönlicher Lage abgestimmt.

Weitere Informationen: Psychotherapeutische Universitätsambulanz

 

 

Wo bekommen Studierende und Uni-Beschäftigte psychologische Unterstützung?

Die Psychologisch-Psychotherapeutische Beratungsstelle im Studentenwerk bietet derzeit anstelle von Präsenzterminen eine tägliche telefonische Sprechstunde an unter: 0681 / 302-2515

Studierende und Beschäftige der Universität des Saarlandes können ohne Voranmeldung mit einem Psychologen oder einer Psychologin sprechen. Das weitere Vorgehen wird individuell mit Ihnen abgestimmt. Falls Sie die Beratungsstelle während der Telefonsprechstunde aufgrund anderer Anrufe nicht erreichen, können Sie eine Nachricht per E-Mail senden und erhalten einen alternativen Telefontermin. Mail: ppb(at)studentenwerk-saarland.de

Die telefonischen Sprechzeiten sind:

montags: 10.00 - 11.00 Uhr und 14.00 - 15.00 Uhr

dienstags: 14.00 - 15.00 Uhr

mittwochs: 12.00 - 13.00 Uhr und 14.00 - 15.00 Uhr

donnerstags: 14.00 - 15.00 Uhr

freitags: 10.00 - 11.00 Uhr

Auf der folgende Webseite finden Sie Hinweise, um welche Studienfragen oder persönlichen Probleme  es in den Einzelgesprächen gehen kann.

Die Beratungsstelle gibt zudem Tipps für den Umgang mit den Ausgangsbeschränkungen  während der derzeitigen Corona-Pandemie.

Wie kann ich mich vor dem Coronavirus schützen?

Aktuell geht es vor allem darum, die Ausbreitung des Virus so gut es geht einzudämmen. Dazu sollten Beschäftigte und Studierende insbesondere auf eine gute Händehygiene, ausreichend Abstand zu Erkrankten sowie auf die übliche Husten- und Nies-Etikette achten. Zu folgenden Maßnahmen wird geraten:

  1. Regelmäßig und gründlich Hände waschen und möglichst wenig ins Gesicht fassen.
  2. Zur Begrüßung auf Händeschütteln und Umarmungen verzichten.
  3. Der Abstand zu Krankheitsverdächtigen oder Erkrankten sollte ca. 1-2 Meter betragen. Darauf sollten selbstverständlich auch Infizierte und Erkrankte achten.
  4. Soweit es geht, Türklinken, Handgriffe und Haltestangen etwa in Bussen und Zügen nicht anfassen
  5. Räume sollten regelmäßig gut gelüftet werden. Die sogenannte Husten- und Nies-Etikette sollte eingehalten werden:
    • Beim Husten oder Niesen mindestens einen Meter Abstand von anderen Menschen halten und sich wegdrehen.
    • Am besten ein Einwegtaschentuch benutzen - nur einmal verwenden und anschließend in einem Mülleimer mit Deckel entsorgen. Wird ein Stofftaschentuch benutzt, sollte dies anschließend bei 60°C gewaschen werden.
    • Nach dem Naseputzen, Niesen oder Husten gründlich die Hände waschen.
    • Ist kein Taschentuch griffbereit, kann in die Armbeuge geniest werden.

Informationen zum Tragen einer Mund-Nasenschutzmaske gibt es hier: https://www.zusammengegencorona.de/informieren/masken-mund-nasen-schutz-kann-bei-der-eindaemmung-der-epidemie-hilfreich/

Aktuelle Informationen zum Funktionsbetrieb

Aktuelle Meldungen finden Sie unter Neuigkeiten für Uni-Beschäftigte auf dem Beschäftigtenportal der Universität oder auf der Einstiegsseite der Coronavirus-Sonderseite. Hier werden zudem Antworten auf häufige Fragen (FAQs) von Studierenden bereitgestellt.