Die elektronische Personalakte

Seit Mitte Oktober 2017 wird die digitale Akte an der UdS eingeführt. In einem ersten Schritt werden alle  Personalakten der Mitarbeitenden an der Universität eingescannt und in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Bei dem Führen von elektronischen Akten wird größter Wert auf Sicherheit und Datenschutz gelegt und es wird ein System genutzt, welches den Vorgaben der Gesetzgeber erfüllt und eine revisionssichere Personalakte sicherstellt. Das Dokumentenmanagementsystem läuft auf geo-redundanten Servern mit höchsten Sicherheitsvorkehrungen. Das System wurde durch den Datenschutzbeauftragten der UdS geprüft.

Die Bestandsakten werden von den Blieskasteler Werkstätten, einer Einrichtung für psychisch beeinträchtigte Mitmenschen, eingescannt und anschließend durch ein spezielles Dokumentenmanagementsystem der Personalabteilung zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die Personalakten wird nur Ihren Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern aus der Personalabteilung möglich sein.

Nach Abschluss des Projektes ePersonalakte sollen auch weitere Bereiche an der UdS eine elektronische Akte bekommen.