Office 365

Die Universität des Saarlandes hat erfolgreich eine Campus-Lizenz für Microsoft Produkte eingeführt, darunter Microsoft (MS) Teams und Office 365 ProPlus. Dies geschieht im Rahmen der Digitalisierung der Lehre und unterstützt parallel das digitale Zusammenarbeiten unter den UdS-Mitgliedern.

Die Einführung von Office 365 an der UdS wurde unter Berücksichtigung aller Datenschutzgesetze durchgeführt. Hierbei wurde darauf geachtet, dass die Prinzipien der Datenminimierung und Zweckgebundenheit im Vordergrund stehen. Mehr zum Datenschutz hier.

Office 365

Was ist Office 365?

Office 365 ist die Cloud-Anwendung von Microsoft für Anwender. In erster Linie erhalten Sie mit Office 365 eine Palette von Apps, die Sie über den Browser aufrufen können, z. B. Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Die meisten Apps lassen sich ebenfalls als mobile Apps auf Smartphone oder Tablet installieren.

Die Office 365-Apps lassen sich weiterhin in drei Kategorien einteilen: für die persönliche Arbeit, für die Arbeit im Team, für die Kommunikation auf dem Campus.

Weiterhin gibt es pro Anwender-Account ein Terabyte (TB) OneDrive-Cloudspeicher.

Mehr Informationen:

https://support.office.com/de-de/ Unterstützung zu den jeweiligen Anwendungen.

Worin besteht der Unterschied zwischen Office 365 und Office 2019?

Youtube-Kanal „Office 365 Akademie

Aufzeichnungen von UdS-Kursen finden Sie auf dem internen Stream-Kanal "Office 365" . Bitte beachten Sie, dass der Link nur für UdS-Mitglieder mit gültiger Kennung funktioniert. Falls Sie Beim Klick auf den Link noch nicht auf https://login.microsoftonline.com angemeldet sind, werden Sie um Anmeldung gebeten.

Datenschutzinformationen (gemäß Art. 13 DS-GVO)

1. Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
Universität des Saarlandes
vertreten durch den Universitätspräsidenten
Campus
66123 Saarbrücken
Tel.: 0681 302-0
postzentrale(at)uni-saarland.de

2. Beauftragte für den Datenschutz (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
Barbara Partzsch
datenschutz(at)uni-saarland.de
Postanschrift:
Standort Meerwiesertalweg
Postfach 15 11 50
66041 Saarbrücken
www.uni-saarland.de/datenschutz

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Office 365 ist die Durchführung von Lehre und Forschung an der Universität des Saarlandes. Dies beinhaltet auch die Verwaltung der Universität.
Rechtsgrundlage ist hierbei Art. 3 SHSG (Saarländisches Hochschulgesetz).

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO)
Daten zur Accounterstellung und Lizensierung werden an Microsoft übermittelt. Dies beeinhaltet den Vor- und Nachnamen sowie der Anmeldename (UdS-Kennung). Das persönliche Passwort wird dabei nicht übertragen.

5. Übermittlung an Drittland (Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
Es erfolgt keine Weitergabe von personenbezogenen Daten an ein Drittland.

6. Dauer der Speicherung (Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO)
Die Accounts sind aktiv solange Sie Mitglied der UdS sind. Nach einer Übergangsfrist von zwei Monaten nach Ausscheiden aus der UdS wird der Account unwiederruflich gelöscht.

7. Betroffenenrechte (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO)
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutzgrund-Verordnung insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO).
  • Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO).
  • Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO enthält Ausnahmen vom Recht auf Löschung zur Ausübung der Meinungs- und Informationsfreiheit, zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für öffentliche Archivzwecke, wissenschaftliche, historische und statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt werden und deshalb nicht gelöscht werden können, oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 DS-GVO).
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht das die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO) dient.

8. Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO)
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim unabhängigen Datenschutzzentrum des Saarlandes, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

Installation

Via Campus-Lizenz wird den Mitgliedern der Universität des Saarlandes (UdS) die aktuellste Version von Office365 ProPlus als lokale Installation (Desktop App) kostenfrei zur Verfügung gestellt; dabei sind sowohl die dienstliche als die private Nutzung lizensiert.
Die Möglichkeit zur Installation auf privaten Geräten finden Sie auf https://office.com

Dazu als weitere Infos:Herunterladen und Installieren bzw. erneutes Installieren von Office 365 oder Office 2019 auf einem PC oder Mac

Für alle Mitarbeitenden, deren Computer vom HIZ verwaltet werden, erfolgt die Installation von Office 365 zentral durch das HIZ. Die Mitarbeitenden des HIZ werden sich bezüglich der Installation bei Ihnen melden.

Sollten Probleme und Fragen auftreten, bitten wir Sie, diese über das Ticketsystem an das HIZ zu adressieren.

Zugang für UdS-Mitglieder

Mitarbeitende und Studierende werden zentral mit ihrem HIZ-(UdS-)Account freigeschaltet. Sie können sich mit ihren Benutzerdaten (Kennung und Passwort) auf https://office.com anmelden.

Zu beachten ist hierbei, dass die HIZ-(UdS-)Kennung zusätzlich mit der Endung „@uni-saarland.de“ verwendet werden muss (z. B. für Frau Maria Mustermann mamu003@uni-saarland.de).

Für die Nutzung empfehlen wir, eine aktuelle Version von Microsoft Edge bzw. von Google Chrome zu verwenden. Firefox unterstützt z. B. auch in der Desktopversion zur Zeit keine Telefonie in MS Teams (Stand 21.4.2020).

Sollten Probleme und Fragen auftreten, bitten wir Sie, diese über das Ticketsystem an das HIZ zu adressieren.

E-Books zu Office 365

Für Office und entsprechende Produkte gibt es eine große Anzahl an Büchern. Der HERDT-Verlag bietet zum Thema „Office 365“ unter anderem drei E-Books an:

  • Office 365 - Grundlagen für das webbasierte Arbeiten
  • Office 365 - Microsoft Teams
  • Office 365 - Teamarbeit und Kommunikation

UdS-Mitglieder können sich via VPN-Einwahl das jeweilige E-Book auf https://herdt-campus.com kostenfrei downloaden.

Mehr zu über das HIZ verfügbare IT-Handbücher lesen Sie auf auf https://www.hiz-saarland.de/dienste/it-handbuecher/

Ich habe schon MS Office auf meinem Rechner – Warum sollte ich zu Office 365 wechseln?

Ein Wechsel auf Office 365 ist kein Muss. Unterschiede zu Office 2019 sind zur Zeit kaum vorhanden; bei Version 2013 und älteren Versionen beachten Sie bitte, dass es zu Funktionseinschränkungen kommen könnte bzw. Kompatibilitätsprobleme möglich sind.
Daher empfehlen wir bei diesen älteren Versionen den Wechsel auf Office 365.

  • Office 365 wird vollständig lokal installiert, das heißt, Sie können damit auch wie in den vorherigen Versionen ohne Internetverbindung arbeiten.


Vorteile eines Wechsels auf Office 365

Office 365 hat eine erweiterte Benutzerlizenz und kann auf mehreren Endgeräten (Mac/PC, Laptop, Tablet und Smartphone) genutzt werden.

Mobile First: Da Office 365 in erster Linie eine Online-Anwendung ist, verfolgt Microsoft die Strategie, dass alle Apps und Inhalte mit mobilen Endgeräten funktionieren. Neue Apps werden deshalb in der Regel als Web-Apps entwickelt.

Darüber hinaus wird Office 365 aktualisiert und erhält regelmäßig automatische Updates, so dass neue und weiterentwickelte Funktionen direkt zur Verfügung stehen.

Der Online-Speichers OneDrive kann zur zentralen Ablage von Dateien werden. Office 365 bietet neben der Möglichkeit der lokalen Speicherung direkt die zentrale Ablage in OneDrive for Business und kann darüber hinaus Dateien auch auf SharePoint online speichern. Damit können Inhalte anderen Mitarbeitern im Unternehmen zur Ansicht oder gemeinsamen Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Die Funktion Autospeichern sichert Änderungen automatisch und in Echtzeit, funktioniert bei der lokal installierten Variante allerdings nur, wenn Dateien auf dem Online-Speicher OneDrive gesichert sind.

Ich möchte meine Dateien nicht in einer Cloud speichern.

Auch wenn Sie Word, Excel und PowerPoint im Rahmen eines Office-Abonnements nutzen, steht es Ihnen frei, Ihre Daten ausschließlich auf der lokalen Platte Ihres Geräts oder in einem LAN-Verzeichnis zu speichern.

Dazu wählen Sie im Menü „Datei“ lediglich „Dieser Computer“ oder „Durchsuchen“, um einen entsprechenden Dateiauswahldialog zu öffnen.

Online-Kursreihe zu Best Practice-Beispielen für E-Learning

Wie man Möglichkeiten von Office 365 umsetzen kann, zeigen neben der Aufzeichnung Office 365 in der akademischen Lehre" die Online-Kurse "Best Practice-Beispiele" aus verschiendenen Studienfächern zum Thema E-Learning und Digitale Lehre. Ziel der Kurse ist ein reger Austausch von Erfahrungen mit Raum für individuelle Fragen.

Die Aufzeichungen der Online-Kurse finden Interessierte im Stream-Kanal Best Practise "Digitale Lehre" .

Stream-Kanal Best Practise "Digitale Lehre"

Häufig gestellte Fragen zu MS Teams

Warum kann ich kein Team erstellen

Mitarbeitende können ein Team über die UdS Config App erstellen; dazu muss diese App bei jedem User via Update in der linken Seitenleiste eingerichtet sei. Lesen Sie dazu die Anleitung Anlegen neuer Teamräume in MS-Teams via UdS Config App

Studentische Mitarbeitende (z. B. HiWi) werden möglicherweise aufgrund der Kennung vom System als User mit Rolle "Student" angesehen und nicht als User mit Rolle „Mitarbeiter“. In diesem Fall stellen diese Studierenden einen Antrag auf Aufwertung, online auf https://www.hiz-saarland.de/dienste/uds-kennung/stud/loginerweitert/

Ich kann mich nicht anmelden

Microsoft erkennt nicht immer das Konto, auch wenn der Account mit "UdS-Kennung@uni-saarland.de" korrekt ist. In diesem Fall prüft das HIZ das einzelne Konto. Bitte wenden Sie sich via Ticketsystem an das HIZ.

MS Teams Live Events (Veranstaltungen mit hoher Teilnehmerzahl)

Für große Lehrveranstaltungen stehen momentan allen Mitarbeitenden über MS Teams eine Live-Event Lizenz zur Verfügung, es bedarf zur Zeit keinen Antrag auf Freischaltung (Stand: 7.9.2020).
Lizenzinhaber können die Live-Ereignisse planen und weitere Personen als Produzenten und Referenten hinzufügen.
Aktuell können an einem solchen Live-Event bis zu 300 Personen teilnehmen, im Herbst ist eine Erhöhung auf 1000 Teilnehmende geplant.

Sollten Probleme und Fragen auftreten, bitten wir Sie, diese über das Ticketsystem an das HIZ zu adressieren.