Projekt Vertragsakte

Ausgangssituation: Was hat den Anstoß für das Projekt gegeben? Rahmenbedingungen, Problembeschreibung, Hintergrund.

An der Universität des Saarlandes wurde eine Möglichkeit zur einheitlichen und digitalen Erfassung von Verträgen gewünscht, um somit einen vollständigen Überblick über die Vielzahl an existierenden Verträgen gewinnen zu können. In Zukunft können dadurch auch bei dezernatsübergreifenden Vorgängen und der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen Medienbrüche vermieden werden. Durch die Digitalisierung der Verträge wird damit auch eine automatisierte Überwachung und Verwaltung möglich. 

Ziele des Projektes: Was soll erreicht werden?

Die Ziele des Projekts Vertragsakte wurden wie folgt festgelegt:

  • Aufbau einer Vertragsakte für alle Einrichtungen der Universität
  • Erfassung und revisionssichere Archivierung aller Verträge der UdS
  • Auswertungsmöglichkeiten und Überwachung von Verträgen und Unterstützung für die unterschiedlichen Vertragszyklen
  • Übersicht über alle laufende und abgeschlossen Verträge der Universität

Umsetzung: Wie ist die Vorgehensweise? Wer wirkt mit? Welche Maßnahmen sind geplant?

Das Projekt Vertragsakte startete im März 2020 mit der Erarbeitung der allgemeinen Anforderungen an eine Vertragsakte und den damit verbundenen Funktionen der Aktenverwaltung/-bearbeitung. Darauf folgte eine Testinstallation der Codia d.gov Vertragsmanagement-Lösung im DMS (Dokumenten Management System). 
Im Laufe einer mehrmonatigen Testphase wurden die Anforderungen weiter spezifiziert und das Vertragsmanagement-Modul ausgiebig unter Beteiligung von einigen Dezernaten getestet.
Vor einer finalen Einführung findet im Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste, im Bereich der Liegenschaftsverwaltung, eine Pilotphase statt, um Erfahrungen im Produktivumfeld zu sammeln. Im Anschluss daran erfolgt der campusweite Rollout.

Ansprechperson für das Projekt

Thomas Heisel, Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste
thomas.heisel(at)uni-saarland.de 

Stefanie Wilhelm, Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit
stefanie.wilhelm(at)uni-saarland.de