Darf's ein bisschen mehr sein

Darf's ein bisschen mehr sein


Möbel, Stifte, Drucker, Papier und und und… Diese Dinge sind überall und zu jeder Zeit an der Uni verfügbar. Aber wer besorgt den stetigen Nachschub all dieser praktischen Sachen überhaupt? Das tun Rudolf Guggenmoser und sein Team. Einblicke in die Arbeit der Zentralen Beschaffung der Saar-Uni.  Ein neuer Aktenordner muss her, der laufende ist voll. Kein Problem, ein Griff in den Büroschrank und schon ist der neue Ordner da. Schnell noch die Akten zusammentackern, lochen und abheften, fertig. Wenn das erledigt ist, noch einen Kaffee als kleine Pause zwischendurch, und wenn der kleine Kaffee doch zu viel war, geht’s noch auf einen kurzen Abstecher aufs stille Örtchen.

Das dürfte eine alltägliche Szene sein, die sich so oder ähnlich jeden Tag vielfach auf den Unicampus in Saarbrücken und Homburg abspielt. Aber wer besorgt überhaupt die ganzen Dinge, die hier so beiläufig verwendet werden? Die Heftklammern? Die Aktenordner? Den Drucker? Und nicht zuletzt das Toilettenpapier? Irgendwoher muss es ja kommen, irgendjemand muss es ja an den Ort oder das Örtchen seiner Bestimmung bringen.

Sicher ist: Es sind nicht die Heinzelmännchen. Es sei denn, sie reden mit schwäbischem Akzent wie Rudolf Guggenmoser, der die Zentrale Beschaffung der Saar- Uni leitet und all die nützlichen wie nötigen Dinge mit seinem 16-köpfigen Team besorgt, von der Heftklammer bis zum 3-D-Drucker für die Forschung. »Wir beschaffen Verbrauchsmaterial, wissenschaftliche Geräte, Computer, Telefone, Büromöbel. Eigentlich alles außer Chemikalien«, erklärt der Kaufmann die umfangreichen Aufgaben seiner Abteilung, die rund 3.500 Mitarbeiter und 18.000 Studenten versorgt. 

Das funktioniert natürlich ein bisschen anders, als wenn Herbert und Lisa Müller nach Feierabend noch schnell zum Supermarkt fahren und eine Packung Waschmittel einkaufen. »Bis zu 1.000 Euro Wert können die Verbraucher an der Uni Waren und Dienstleistungen selbst bestellen. Das meiste, was über diese Summe hinausgeht, muss allerdings in einem offiziellen Vergabeverfahren beschafft werden«, erklärt Rudolf Guggenmoser. Und das ist natürlich aufwändiger als schnell mal besagtes Waschmittel einzukaufen und wieder davonzufahren. Ab einem Auftragswert von 200.000 Euro müssen er und seine Mitarbeiter europaweit ausschreiben.

Grundlage dafür ist die Beschaffungsrichtlinie, an der sich alle Einkäufe der Uni orientieren müssen. »In privaten Unternehmen ist das recht einfach. Da wird knallhart der Anbieter mit dem günstigsten Preis ausgewählt«, erklärt Rudolf Guggenmoser. »Die wichtigste Vorgabe für uns lautet jedoch: Das Vergabeverfahren muss transparent und nachvollziehbar sein. Der Preis ist zwar ein wichtiges Kriterium, aber nicht das allein entscheidende. Vor allem bei Forschungsgeräten kommt es natürlich in erster Linie auf die Qualität und Funktionalität an. Wichtig ist auch, dass wir regelmäßig die Lieferanten wechseln.« Das hat seinen Grund. Denn so soll Korruption vermieden werden. Der Gedanke dahinter: Wenn öffentliche Gelder im Spiel sind, dürfen keine Unternehmen bevorzugt behandelt werden.

Damit einher geht eine weitere Hürde, die Guggenmosers Team nehmen muss: »Natürlich prüfen wir immer, ob es nicht Sinn macht, uns an die Ausschreibungen des Landes anzuhängen und möglichst große Mengen einzukaufen. Das senkt den Preis«, so der Kaufmann. »In einzelnen Fällen machen wir das auch, beispielsweise in Teilen der IT-Beschaffung und beim Bürobedarf. Aber grundsätzlich sind wir gehalten, auch den Mittelstand zu fördern.« Die Beschaffungsmengen sind deshalb so aufzuteilen, dass nicht nur Großanbieter zum Zuge kommen. Günstiger wird es für die Uni auch oft durch ihre Lage als Campus-Universität. »Die Transportkosten für die Lieferanten bleiben überschaubar, so dass wir günstigere Preise aushandeln können«, erklärt Rudolf Guggenmoser.

Die Vorgabe, den Mittelstand zu fördern, hat durchaus ihre guten Seiten. »Wir haben zum Beispiel mehrere Elektrohändler vor Ort, bei denen wir regelmäßig Angebote einholen«, erklärt Udo Andres, der in Guggenmosers Abteilung für die Baubeschaffung verantwortlich ist. Dadurch profitiert auch der regionale Mittelstand in erheblichem Maß von der Universität. Denn auf diesem Weg fließt viel Geld wieder zurück in die hiesige Wirtschaft und an Dienstleistungsunternehmen. Alleine für Büroartikel, Gebäudereinigung und -verwaltung gibt die Uni jährlich rund sieben Millionen Euro aus, vorrangig an saarländische Unternehmen.

Insgesamt belieferten im vergangenen Jahr rund 15.000 Unternehmen die Universität mit Waren und Dienstleistungen im Wert von über 40 Millionen Euro. Damit diese Menge an Gütern auch zuverlässig und schnell an den Mann oder die Frau gelangt, arbeitet die Zentrale Beschaffung derzeit an einer Erweiterung des SAP-Programms, mit dem der Warenbestand der Abteilung verwaltet wird. »Wir arbeiten zwar mit diesem System, die Lehrstühle aber nicht. Hier kommt es daher immer wieder zu Reibungsverlusten«, erklärt Rudolf Guggenmoser. Mit der Implementierung des neuen Beschaffungsportals soll eine Bestellung auf Knopfdruck übers Internet möglich sein. Der Lehrstuhl schaut, was er braucht, löst die Bestellung aus, ohne dass beispielsweise Fehler in der Übertragung passieren. »Wir erwarten uns so mehr Transparenz besonders für die Lehrstühle und eine höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit.« Außerdem benötigt die Uni weniger Lagerplatz, da viele Dinge direkt nach Bedarf bestellt und ausgeliefert werden können, ohne sie vorrätig zu haben. Neben den alltäglichen Dingen wie Stiften, Tackern und Toilettenpapier organisiert Guggenmosers Abteilung auch wissenschaftliches Equipment. Oft gibt es nur wenige Hersteller weltweit, die solche Spezialgeräte überhaupt herstellen. »Vor Kurzem haben wir zum Beispiel einen 3-D-Drucker für industrielle Anwendungen gekauft«, erzählt Peter Meier, der in der Zentralen Beschaffung für Geräte und Dienstleistungen verantwortlich ist. »Auf den ersten Blick ist das dann auch nichts Außergewöhnliches. Man sieht Datenblätter und liest Leistungsbeschreibungen. Wenn das Gerät dann aber erst einmal im Labor steht und der Fachmann einem zeigt, was der Drucker alles kann, ist das schon sehr beeindruckend«, sagt er. Die wenigsten Unimitarbeiter werden künftig allerdings beeindruckt sein, wenn sie gedankenverloren einen neuen Aktenordner oder Stift aus dem Schrank kramen. Aber vielleicht erinnern sich in Zukunft einige daran, welcher Aufwand nötig ist, um auch solche Kleinigkeiten in der richtigen Menge an den richtigen Platz zu bekommen. Den Beschaffern sei Dank.

_Thorsten Mohr