Dokumentenmanagement mit d.velop documents

Rahmenbedingungen und Hintergrund

Die Universität des Saarlandes (UdS) setzt im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie seit 2018 das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents der Firma d.velop ein. Ausgangspunkt war die Einführung der digitalen Personalakte. Seitdem wird das System kontinuierlich erweitert und für die Digitalisierung weiterer Aktenarten genutzt. 

Das Dokumentenmanagementsystem bildet eine zentrale Plattform zur strukturierten, sicheren und revisionssicheren Verwaltung digitaler Dokumente und Akten. 

Kernfunktionalitäten des DMS

• Digitale Archivierung mit revisionssicherer Speicherung
• Zentrales Dokumentenmanagement über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments
• Strukturierte Ablage und schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
• Versionierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Integration in bestehende Verwaltungsprozesse 

Weitere Vorteile

• Medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsprozessen
• Orts- und zeitunabhängiger Zugriff für berechtigte Personen
• Hohe Transparenz durch nachvollziehbare Aktenführung
• Skalierbarkeit für zukünftige Digitalisierungsprojekte
• Unterstützung gesetzlicher und datenschutzrechtlicher Anforderungen 

Ziele

Mit dem Einsatz von d.velop documents verfolgt die Universität des Saarlandes folgende Ziele: 

• Verkürzung der Durchlaufzeiten durch den Wegfall von Post- und Transportwegen
• Reduzierung von Prozesskosten durch effizientere Abläufe
• Homeoffice-Kompatibilität durch digitalen Zugriff auf Akten und Dokumente
• Erhöhung der Servicequalität durch beschleunigte und verschlankte Prozesse
• Nachhaltigkeit durch den Abbau papierbasierter Archive
• Zugriffskontrolle durch differenzierte und rollenbasierte Berechtigungskonzepte
• Revisionssicherheit und rechtssichere Archivierung 

Umsetzung und Aktenarten

Das Dokumentenmanagementsystem wird aktuell für folgende Aktenarten eingesetzt bzw. ist für diese vorgesehen: 

• Personalakte
• Prüfungsakte
• Vertragsakte
• Drittmittelakte