Projekt Akten- und Dokumentenmanagement mit d.3ecm

Ausgangssituation: Was hat den Anstoß für das Projekt gegeben? Rahmenbedingungen, Problembeschreibung, Hintergrund.

Die Universität des Saarlandes hat im Rahmen der Digitalisierung der Personalakten bereits 2018 das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm (DMS) der Firma d.velop eingeführt. Die Kernfunktionalitäten des DMS sind: 

  • Digitale Archivierung (-> Revisionssichere Speicherung)
  • Dokumenten-Management
  • Workflow-Management  

Das d.3 System wird seit Einführung der digitalen Personalakte sukzessive dafür genutzt, um zum einen Akten zu digitalisieren und zum anderen um dazugehörige Prozesse mit Hilfe der Workflow-Engine des Systems zu unterstützen. 

Ziele des Projektes: Was soll erreicht werden?

  • Erhöhung der Transparenz in Prozessen durch Statusanzeigen in Workflows
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten von Prozessen durch Wegfallen von Postwegen
  • Verringerung von Prozesskosten
  • Schaffung von Homeoffice Kompatibilität durch digitalen Zugriff auf Dokumente
  • Erhöhung der Servicequalität durch Verschlankung und Beschleunigung der Prozesse
  • Nachhaltigkeit durch Eliminierung von Papier-Archiven
  • Zugriffskontrolle durch dezidierte Berechtigungsmöglichkeiten
  • Revisionssicherheit

Umsetzung: Wie ist die Vorgehensweise? Wer wirkt mit? Welche Maßnahmen sind geplant?

Akten, die aktuell mit d.3 digitalisiert sind oder digitalisiert werden sollen: 

  • Personalakte 
  • Prüfungsakte 
  • Rechnungsakte 
  • Vertragsakte 
  • Bestellakte 

Prozesse, die aktuell mit d.3 digitalisiert werden sollen: 

  • Einstellungsprozess 
  • Eingangsrechnungsverarbeitungsprozess 

Ansprechperson für das Projekt

Stefanie Wilhelm, Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit
stefanie.wilhelm(at)uni-saarland.de