Projekt Intranet

Ausgangssituation: Was hat den Anstoß für das Intranet-Projekt gegeben?

Die Universität des Saarlandes nutzt heute kein klassisches Intranet. Inhalte für Mitarbeitende werden über das so genannte „Beschäftigtenportal“ auf der Webseite ausgespielt. Diese Inhalte sind zum Teil frei und für jedermann zugänglich, zum Teil mit einem IP-Schutz versehen, d. h. Inhalte können nur im IP-Bereich der UdS eingesehen werden oder nachdem sich die Mitarbeitenden über VPN eingewählt haben.

Inhalte für Studierende werden von den Lehrstühlen auf unterschiedlichen Wegen zur Verfügung gestellt, häufig auch über die Webseiten der Lehrstühle, die sich in Teilen im UdS-Websystem befinden.

 

Ziele des Intranet-Projektes: Was soll erreicht werden?

Die fachlichen Ziele bei der Einführung eines Intranets wurden von der Projektgruppe wie folgt definiert:

  • Die Beschäftigten (Mitglieder) der Universität sollen dabei unterstützt werden, ihre täglichen Aufgaben schnell und effizient zu erledigen. Das Intranet soll deshalb eine Plattform sein für:
    • Bereitstellung von relevanten Inhalten
    • Kommunikation in der Linienstruktur
    • Self-Services
    • Einbettung der Workgroup-Umgebung (Outlook)
    • Aufrufen von Prozessen
  • Studierende sollen als Zielgruppe von Anfang an berücksichtigt werden, aber erst in einer weiteren Projektphase mit Inhalten versorgt werden.
  • Das Intranet soll ein Ort sein, an dem die Dezernate, Stabsstellen, zentrale Einrichtungen, Fakultäten etc. ihre Dienstleistungen für den Rest der Universität anbieten können. Dadurch soll auch eine höhere Standardisierung der Arbeitsabläufe erreicht werden.
  • Relevante und aktuelle Informationen sollen hierarchie-übergreifend von den Nutzenden schnell gefunden werden können.
  • Inhalte sollen zielgruppenspezifisch dargestellt werden können.
  • Das System soll dreisprachig sein (deutsch, englisch und französisch).
  • Wo immer möglich, soll doppelter Content mit Blick auf die Webseite und das Intranet vermieden werden.
  • Die Umstellung zentraler Prozesse ist nicht Teil der Intraneteinführung: Das Intranetprojekt stellt eine Umgebung zur Verfügung, die es ermöglicht, zentrale Prozesse an einem Punkt bereitzustellen (Intranet als Single Point of Entry für Anwendungen und Informationen).

Umsetzung: Welche Maßnahmen sind geplant?

Die Universität des Saarlandes hat im April 2020 ein Projekt zur Nutzung von Microsoft Teams erfolgreich umgesetzt. In der Microsoft Lizenz ist ebenso Microsoft SharePoint Online enthalten. Um erste Erfahrungen mit SharePoint Online zu sammeln, hat die Universität bereits einen Prototyp für eine digitale Willkommensseite für neue Mitarbeitende erstellt. Die Ergebnisse des Prototyps waren sehr zufriedenstellend, so dass der Prototyp in die produktive Nutzung überführt werden konnte. Somit kann für die Erstellung des Intranets die vorhandene SharePoint Online-Lizenz genutzt werden.
Mitarbeitende und Studierende der Universität des Saarlandes sollen sich intuitiv im Intranet zurechtfinden können. Das Intranet soll hierbei gemeinsam mit MS Teams als zentraler Einstieg ins tägliche Arbeiten genutzt werden können.

Das Intranet-Projekt soll mit Hilfe einer agilen Vorgehensweise realisiert werden. Nach und nach sollen verschiedene Pakete den Nutzenden zur Verfügung gestellt werden. Die Pakete werden so geschnitten, dass die Nutzenden den eingeschlagenen Weg nachvollziehen können; Schulungen und Informationen werden zu gegebener Zeit angeboten.
Für die Realisierung des Intranetprojekts werden zwei wesentliche Zielgruppen berücksichtigt: Zunächst werden Inhalte für Mitarbeitende und dann in einem weiteren Projektschritt für die Studierenden bereitgestellt.

Ansprechperson für das Projekt

Kathrin Becker, Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Nathalie Hammes, Büro des Universitätspräsidenten
 
E-Mail an intranet(at)uni-saarland.de