Projekt Einführung von SAP SuccessFactors

Ausgangssituation: Was hat den Anstoß für das Projekt gegeben? Rahmenbedingungen, Problembeschreibung, Hintergrund.

Letztendlich gaben gleich mehrere Herausforderungen in der Verwaltung den Anstoß für die Einführung von SAP SuccessFactors.
Aufgrund mangelnder Wartungsmöglichkeiten und fehlender Mehrwerte des aktuellen Zeiterfassungssystems an der Universität des Saarlandes wird für die Zeiterfassung der Mitarbeitenden ein zeitgemäßes Zeitmanagementsystem benötigt. Dazu passende bietet SAP SuccessFactors den Mitarbeitenden die Möglichkeit – unabhängig von fest installierten Zeiterfassungsgeräten – die Arbeitszeiten am PC oder Smartphone zu erfassen. Somit erfüllt das System die neuen Anforderungen durch geänderte Arbeitsplatzsituationen (Homeoffice).
Weiterhin strebt die Universität zur Gewinnung neuer Beschäftigter eine Optimierung des Personalgewinnungsprozesses sowie das Bewerbungsmanagements an. Hierzu bietet SAP SuccessFactors mit den Modulen Recruiting und Onboarding umfassende Möglichkeiten.
Aufgrund der genannten Anforderungen an das Tool sowie der allgemeinen Softwarestrategie der Universität des Saarlandes kristallisierte sich SAP SuccessFactors bei einer Markterkundung als geeignete Lösung heraus.

Ziele des Projektes: Was soll erreicht werden?

Mit der Einführung von SAP SuccessFactors verfolgt die Universität die nun folgenden übergeordneten Ziele:

  • Durch SAP SuccessFactors sollen die entsprechenden Verwaltungsabläufe optimiert und modernisiert werden.
  • Es soll eine benutzerfreundliche sowie moderne Software eingeführt werden, die sowohl an mobilen als auch stationären Endgeräten genutzt werden kann.
  • Es soll eine Grundlage für weitere SAP SuccessFactors Projekte gelegt werden.

Umsetzung: Wie ist die Vorgehensweise? Wer wirkt mit? Welche Maßnahmen sind geplant?

Der Startschuss für eine Reihe an SAP SuccessFactors Teilprojekten fiel Mitte Juli 2021. Bis voraussichtlich Mitte 2023 wird die Universität in mehreren Schritten Bestandteile der SAP SuccessFactors Suite umsetzen, um einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung zu machen.
Um die angestrebten Ziele zu erreichen, arbeiten die Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit, das Dezernat Personal sowie das Hochschul-IT-Zentrum eng in einem Projektteam zusammen.
Zunächst wird eine neue Zeiterfassung eingeführt (Anm.: Das Projekt richtet sich in diesem ersten Schritt an alle UdS-Beschäftigten, die bereits an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen.). Im Anschluss an dieses Projekt folgen weitere SAP SuccessFactors-Projekte: Sukzessive werden die Module Employee Central, Recruiting und Onboarding implementiert. 

Ansprechperson für das Projekt

Stefanie Wilhelm, Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit
stefanie.wilhelm(at)uni-saarland.de