Dringende Information zur Rechnungsbearbeitung

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die Dauer des Pandemieplans der UdS ist es ab dem 30.03.2020 den UdS-Angehörigen (Professoren, Dekanate, Sekretariate, Einrichtungen, Verwaltung) möglich, dem Dezernat HF vorab Rechnungen digital über die Funktionsadresse rechnungen(at)univw.uni-saarland.de zukommen zu lassen. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur in Anspruch genommen werden, wenn die kontierten Rechnungen nicht innerhalb von einer Woche per Hauspost an die Rechnungsabteilung geschickt werden können. 

Bereits vorab digital zugesandte Rechnungen müssen gemäß nachfolgender Anleitung zur späteren Archivierung gekennzeichnet werden. Dies ist dringend erforderlich, um zu vermeiden, dass Rechnungen versehentlich doppelt verbucht werden.
1.    Auf der Rechnung (d.h. in der pdf-Datei) muss eine Kontierung hinterlegt und diese auch sachlich richtig gezeichnet sein (Anleitung).
2.    Nach Einreichung erhalten Sie von uns eine kurze Bestätigungsmail mit Angabe einer Erfassungsnummer „3XXXXX“.
3.    Bitte lassen Sie uns die Originalrechnung mit dem Hinweis "bereits per Mail am XX.XX.2020 übermittelt mit Erfassungsnummer 3XXXX" (deutlich lesbar) nachgelagert per Hauspost zukommen.

Wichtig: Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als pdf-Datei enthalten, die Bearbeitung der Rechnung als E-Mail-Text ist nicht möglich. Bei Bewirtungsrechnungen teilen Sie bitte bei jeder Rechnung zu einer Veranstaltung den Anlass mit und senden bitte Teilnehmerliste und Programm mit. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen nur entsprechend vorbereitete Rechnungen bearbeitet werden können. Sofern die genannten Anforderungen nicht erfüllt sind, wird die Rechnung zurückgeschickt.

Bitte beachten Sie, dass auch wir aufgrund der aktuellen Situation im Notbetrieb arbeiten und bei der Bearbeitung von Rechnungen, Erstattungsanträgen, Abrechnungsgutschriften sowie Beihilfe mit Verzögerungen zu rechnen ist. Wir bedanken uns im Voraus für Ihr Verständnis. Bleiben Sie gesund!

Postanschrift

Universität des Saarlandes
Dezernat Haushalt und Finanzen
Postfach 15 11 50
66041 Saarbrücken

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