Dringende Information zur Rechnungsbearbeitung

Wegfall digitale Rechnungseinreichung ab 18.10.2021

Auf Basis der zum 1. Oktober 2021 in Kraft getretenen Corona-Landesverordnung des Saarlandes ist die Universität in einen weitgehenden Normalbetrieb unter Einhaltung und Nachweis der 3G-Regeln übergegangen. Dies ist für uns Anlass, auch über die Anpassung von Regelungen und Abläufen nachzudenken, die während des Notbetriebs und eingeschränkten Funktionsbetriebs etabliert wurden. Hierzu gehört auch die digitale Einreichung von Eingangsrechnungen. Dadurch war es den UdS-Angehörigen (Professuren, Dekanate, Sekretariate, Einrichtungen, Verwaltung) als Notfalllösung möglich, dem Dezernat HF Rechnungen vorab digital über die Funktionsadresse rechnungen(at)univw.uni-saarland.de zukommen zu lassen. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur in Anspruch genommen werden, wenn die kontierten Rechnungen nicht innerhalb von einer Woche per Hauspost an die Finanzbuchhaltung geschickt werden konnten. Im Zeitverlauf hat sich herausgestellt, dass die vorab digital eingereichten Rechnungen im Regelfall nicht zügiger bearbeitet werden konnten.

Wir möchten Sie hiermit darüber informieren, dass ab dem Vorlesungsbeginn zum Wintersemester 2021/22 (18. Oktober 2021) diese Möglichkeit entfallen wird. Die oft praktizierte Parallelität von E-Mail-Vorabeinreichung und Nachreichung als papierhafte Originalbelege per Hauspost hatte einen Zusatzaufwand sowohl bei den einreichenden Stellen als auch im Dezernat HF zur Folge. Der Wegfall der digitalen Rechnungseinreichung bedeutet für alle Beteiligten eine nicht unerhebliche Reduzierung des Arbeitsaufwands.

Die UdS ist derzeit dabei, eine zertifizierte und rechtssichere Software zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung einzuführen. Ziel ist die Automatisierung von Teilschritten des Prozesses, vom Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Buchung. Dadurch soll allen Prozessbeteiligten ein effizienter und anwenderfreundlicher Workflow zur Verfügung gestellt werden. Für die Realisierung einer solchen Lösung wird allerdings noch einige Zeit benötigt. Wir werden Sie diesbezüglich auf dem Laufenden halten!

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Ablauf digitaler Rechnungseingang

Für die Dauer des Pandemieplans der UdS ist es ab dem 30.03.2020 den UdS-Angehörigen (Professoren, Dekanate, Sekretariate, Einrichtungen, Verwaltung) möglich, dem Dezernat HF vorab Rechnungen digital über die Funktionsadresse rechnungen(at)univw.uni-saarland.de zukommen zu lassen. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur in Anspruch genommen werden, wenn die kontierten Rechnungen nicht innerhalb von einer Woche per Hauspost an die Rechnungsabteilung geschickt werden können. 

Bereits vorab digital zugesandte Rechnungen müssen gemäß nachfolgender Anleitung zur späteren Archivierung gekennzeichnet werden. Dies ist dringend erforderlich, um zu vermeiden, dass Rechnungen versehentlich doppelt verbucht werden.
1.    Auf der Rechnung (d.h. in der pdf-Datei) muss eine Kontierung hinterlegt und diese auch sachlich richtig gezeichnet sein (Anleitung).
2.    Nach Einreichung erhalten Sie von uns eine kurze Bestätigungsmail mit Angabe einer Erfassungsnummer „3XXXXX“.
3.    Bitte lassen Sie uns die Originalrechnung mit dem Hinweis "bereits per Mail am XX.XX.2020 übermittelt mit Erfassungsnummer 3XXXX" (deutlich lesbar) nachgelagert per Hauspost zukommen.

Wichtig: Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als pdf-Datei enthalten, die Bearbeitung der Rechnung als E-Mail-Text ist nicht möglich. Bei Bewirtungsrechnungen teilen Sie bitte bei jeder Rechnung zu einer Veranstaltung den Anlass mit und senden bitte Teilnehmerliste und Programm mit. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen nur entsprechend vorbereitete Rechnungen bearbeitet werden können. Sofern die genannten Anforderungen nicht erfüllt sind, wird die Rechnung zurückgeschickt.

Bitte beachten Sie, dass auch wir aufgrund der aktuellen Situation im Notbetrieb arbeiten und bei der Bearbeitung von Rechnungen, Erstattungsanträgen, Abrechnungsgutschriften sowie Beihilfe mit Verzögerungen zu rechnen ist. Wir bedanken uns im Voraus für Ihr Verständnis. Bleiben Sie gesund!

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