Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Wichtige Informationen

Allgemeines

Eine Rechnung/Gutschrift darf erst nach Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit gem. § 70 LHO gebucht werden. Beamt*innen und Angestellte dürfen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben.

Feststellung der sachlichen Richtigkeit (Antragsformular)

Budgetverantwortliche erhalten auf Antrag die Befugnis  zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit innerhalb ihres Verantwortungsbereichs. Innerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs kann die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit mittels Formular delegiert und entzogen werden. Zu beachten ist, dass die Befugnis nur an folgende Personen übertragen werden kann:

  • UdS-Beamte*innen, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A9),
  • vergleichbare eingruppierte UdS-Beschäftigte (ab der Entgeltgruppe E9),
  • andere UdS-Bedienstete für einen begrenzten Verantwortungsbereich. Dies muss durch den Leiter/ die Leiterin der mittelbewirtschaftenden Stelle gesondert begründet werden.

Voraussetzung für die Übertragung der Befugnis ist in jedem Fall die Befähigung des/der betreffenden Beschäftigten. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren sachliche Richtigkeit er zu bescheinigen hat, überblicken und beurteilen kann.

Ändert sich der Kreis der Befugten z. B. durch Mitarbeiterwechsel oder Namensänderung, ist rechtzeitig ein neuer förmlicher Antrag zu stellen. Scheidet ein unterschriftsberechtigter Mitarbeiter aus oder soll die Befugnis aus anderen Gründen entzogen werden, ist eine formlose schriftliche Mitteilung an das Dezernat HF zu richten.

Mit der Unterzeichnung des Vermerks "sachlich richtig" auf dem Originalbeleg übernimmt die feststellende Person die Verantwortung dafür, dass

  • die in der Rechnung/Gutschrift enthaltenen Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht von anderen Personen bereits auf dem Originalbeleg bescheinigt ist (s. Feststellung in besonderen Fällen),
  • die Rechnung/Gutschrift alle erforderlichen Angaben enthält,
  • nach den geltenden Vorschriften, insbesondere wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde,
  • die Beschaffungsrichtlinie und das Rundschreiben zur Bewirtung eingehalten wurden,
  • die Lieferung oder Leistung in der ausgeführten Art notwendig war und die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
  • Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
  • die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z.B. Minderung des Rechnungsbetrags, Hinterlegung von Sicherheiten),
  • die Richtigkeit der den Berechnungen zu Grunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (z.B. Bestimmungen, Verträge, Tarife) korrekt ist,
  • die Lieferung bzw. Leistung selbst kontrolliert wurde oder die Kontrolle von einer anderen Person auf dem Originalbeleg schriftlich bestätigt wurde (s. Feststellung in besonderen Fällen). 

Kann die sachliche Richtigkeit feststellende Person Angaben in Unterlagen aus bestimmten Gründen nicht lückenlos nachprüfen, beschränkt sich die Verantwortung darauf, dass keine Zweifel an der Richtigkeit der Angaben bestehen. Entsprechendes gilt, wenn Daten durch Zähler, Uhren oder sonstige Kontrolleinrichtungen abgelesen werden. Wird im Verhinderungsfall die sachliche Richtigkeit von einer beschäftigten Person bescheinigt, die den Sachverhalt nicht vollständig überblicken oder beurteilen kann, so ist anzugeben, weshalb und in welchem Umfang die Angaben nicht nachgeprüft werden konnten.

Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

Budgetverantwortliche erhalten die Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit innerhalb ihres Verantwortungsbereichs. Für den eigenen Verantwortungsbereich können Budgetverantwortliche die Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit für Beschäftigte des eigenen Verantwortungsbereichs beantragen oder entziehen lassen. Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt:

  • Beamte*innen, die mindestens der Besoldungsgruppe A 5 angehören,
  • andere Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe E3 angehören.

Diese Befugnis wird nicht gesondert übertragen. Der Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle oder der von ihm Beauftragte kann allerdings die Befugnis auf bestimmte Beamte oder Beschäftigte beschränken.

Mit der Unterzeichnung des Vermerks "rechnerisch richtig" auf dem Originalbeleg übernimmt die feststellende Person die Verantwortung dafür, dass

  • der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag mit den Berechnungsunterlagen (z.B. Aufträge oder Gebührenordnungen) übereinstimmt,
  • die Rechnung/Gutschrift oder sonstige zahlungsbegründende Unterlage nachgerechnet wurde.

Sind die Endbeträge in Rechnungen oder Unterlagen geändert worden, lautet der Vermerk: „Rechnerisch richtig mit ........ Euro ..... Cent." Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Rabatt- oder Skontoabzüge gelten nicht als Änderungen. Rechnungen, die im automatisierten Verfahren erstellt werden (z.B. Strom-, Gas-/Wasser- und Fernmelderechnungen), müssen innerhalb der rechnerischen Feststellung nicht nachgerechnet werden. Die Richtigkeit der Berechnungsgrundlagen (z.B. alter und neuer Zählerstand, Tarife, Anrechnung und Abwicklung von Abschlagsauszahlungen) ist jedoch festzustellen und zu bescheinigen.

Feststellung in besonderen Fällen

Sind außer den Beschäftigten, welche die sachliche und/oder rechnerische Richtigkeit feststellen, noch andere Beschäftigte an der Feststellung beteiligt, sind diese für ihre Teilbescheinigung(en) verantwortlich. Aus den abgegebenen Teilbescheinigungen muss der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. Teilbescheinigungen der sachlichen Feststellung können z.B. sein:

  • die Bestätigung der vollständigen Lieferung einer Ware,
  • Bescheinigungen auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Gebiet.
     

Teilbescheinigungen der rechnerischen Feststellung können z.B. wie folgt lauten:

  • „nachgerechnet" für das Nachrechnen von Rechnungen,
  • „Die Übereinstimmung mit dem Auftrag wird bestätigt."

Feststellende Personen sind hinsichtlich der Richtigkeit der Teilbescheinigungen nicht verantwortlich.

Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Die Bescheinigung der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit kann zusammengefasst werden. In diesem Fall lautet der Feststellungsvermerk

„sachlich und rechnerisch richtig"
oder wenn Endbeträge in Rechnungen oder Unterlagen geändert wurden
„sachlich und rechnerisch richtig mit ........ Euro ..... Cent."

Sind an der zusammengefassten Bescheinigung neben der feststellenden Person noch andere Beschäftigte beteiligt, so muss aus deren Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein; siehe Erläuterung Feststellung in besonderen Fällen.

Ergänzende Bestimmungen

Beschäftigte dürfen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person oder ihre Angehörigen betreffen, nicht abgeben. Die Unterschrift der feststellenden Person muss mit der hinterlegten Unterschrift übereinstimmen. Ergänzend zur Unterschrift soll jeweils der Name in Klartext angegeben werden. Faksimile-Namensstempel oder aufgeklebte Unterschriften sind nicht zulässig.

Gesetzliche Grundlagen

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