Projekt SAP Ariba

Ausgangssituation: Was hat den Anstoß für das Projekt gegeben? Rahmenbedingungen, Problembeschreibung, Hintergrund.

Ein weiterer großer Meilenstein des Digitalisierungsfahrplans wird die Einführung von SAP Ariba als Beschaffungsplattform für die UdS sein. Im Jahr 2020 wurden so im Rahmen einer Markterkundung gängige Einkaufsplattformen auf ihre Eignung für die Universität in Augenschein untersucht. Nach intensiver Prüfung wurde SAP Ariba als Tool ausgewählt. Ein wesentlicher Faktor war dabei auch die Integrationsmöglichkeiten in die bereits existierende Verwaltungssoftware SAP ERP. 

SAP ERP wird seit langem bereits in der zentralen Beschaffung eingesetzt, während für die dezentrale Beschaffung keinen Bezug zum Warenwirtschaftssystem besteht. Eine buchhalterische Erfassung und Verarbeitung der Vorgänge erfolgt mit Einreichen der Rechnung im Dezernat Haushalt und Finanzen. Dabei werden lediglich die für den Rechnungsausgleich notwendigen Informationen erfasst. Auswertungen, die zur Etablierung eines strategischen Einkaufs notwendig sind, sind somit nicht möglich. 

Das Betreiben eines Webshops ist jedoch kein Neuland für die UdS. Für den Bereich Gefahrstoffe und Laborbedarf wurde bereits vor vielen Jahren ein Web-Shop etabliert (https://www.zchl.uni-sb.de/) in dem ca. 2000 Artikel für die lehrenden und forschenden Arbeitsgruppen, sowie den universitätsnahen Einrichtungen an den Standorten in Saarbrücken und Homburg angeboten werden. Insbesondere auch von diesem Knowhow wird das Team des Ariba Einführungsprojekts profieren können. 

Ziele des Projektes: Was soll erreicht werden?

Mit der Einführung von SAP Ariba verfolgt die Universität folgende Ziele: 

  • Es soll mit Ariba die Möglichkeit geschaffen werden, Einkaufspotentiale aufzuzeigen und zu heben (z. B. durch Erzielung besserer Einkaufspreise über Kontrakte oder Prozessverbesserung durch bessere Datenqualität).
  • Die durchschnittliche Beschaffungsdauer soll verkürzt und die Prozesstransparenz für Mitarbeitende erhöht werden.
  • Durch Ariba sollen Grundlagen für eine stärker ausgeprägte strategische Beschaffung gelegt werden.
  • Es sollen möglichst viele Beschaffungen mit Bestellbezug getätigt werden. 
  • Es soll ein möglichst hoher Integrationsnutzen zum SAP ERP geschaffen werden (zu untersuchen ist die Bestell- und Rechnungsverarbeitungsintegration).
  • SAP Ariba soll für die Nutzenden/Kunden attraktiv werden und so den einfachsten Beschaffungsweg darstellen.

Es sollen rechtssichere UVgO-Vergaben (Unterschwellenvergabe-Verordnung) mit SAP Ariba abgewickelt werden können.

 

Umsetzung: Wie ist die Vorgehensweise? Wer wirkt mit? Welche Maßnahmen sind geplant?

Unter Federführung unseres Beschaffungsdezernats wird an zentraler Stelle nach und nach eine Art interner Webshop mit digitalen Katalogen (z. B. mit Artikeln des täglichen oder regelmäßigen Bedarfs) angeboten werden. So können Kostenvorteile für den ganzen Campus zugänglich gemacht werden und für unsere einkaufenden Kolleginnen und Kollegen wird ersichtlich sein, in welchem Status sich ihre Bestellung befindet. Die Einrichtung dieses Beschaffungsprozesses wird sich durch die systematische Erfassung der Bestellungen und Wareneingänge auch positiv auf die Rechnungsbearbeitung auswirken und die zentrale Verwaltung entlasten.  

Das Projekt startet zum Jahreswechsel 2021/2022, die Inbetriebnahme der Beschaffungsplattform SAP Ariba wird dabei in mehreren Stufen geplant.  

 

Ansprechperson für das Projekt

Kathrin Becker, Stabstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Thomas Heisel, Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste