Dezernat ZB: Zentrale Beschaffung und Dienste

Standort Meerwiesertalweg

Das Dezernat (ZB) Zentrale Beschaffung und Dienste gehört zur Universitätsverwaltung.

Als Auszubildende*r des Dezernat ZB wirkst Du dabei mit, die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung der Universität mit Waren und betriebsnotwendigen Dienstleistungen sicherzustellen.

Der Ausbildungsplatz befindet sich im abwechslungsreichen Sachgebiet 1.1. – Wissenschaftliche Geräte, Dienstleistungen, Geschäftsbedarf und IT-Ausstattung. Dieses umfasst die Beschaffung von:

• wissenschaftlichen Geräten
• Ausstattungen der Informations- und Telekommunikationstechnologie
• Geschäftsbedarf und vielen weiteren Dienstleistungen

Je nach Personalbedarf kannst du während der Ausbildung aber auch mal in einem anderen Sachgebiet (z.B. Sachgebiet 1.2. - Gefahrstoffe und Laborbedarf oder weitere) eingesetzt werden.

• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle (WQ2)

Bei deiner Arbeit in der zentralen Beschaffung stellt die kaufmännische Steuerung und Kontrolle eins der wichtigsten Aufgabengebiete dar. Du begleitest Einkaufsvorgänge ab dem Erhalt der Bestellanforderung oder des Beschaffungsantrags bis zur Archivierung und prüfst dabei den laufenden Vorgang regelmäßig auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist die Kontrolle und Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Nach kaufmännischer Kontrolle buchst du diese in der Warenwirtschaft des ERP-Systems (SAP/MM) ein und bereitest damit den Ausgleich der Rechnung durch die Finanzbuchhaltung vor. Bei der kaufmännischen Kontrolle ist es wichtig, dass du dabei genau vorgehst und auf mögliche Unstimmigkeiten achtest.

Im Sachgebiet 1.2., das für den Einkauf von Chemikalien und Laborbedarf zuständig ist, fallen auch Aufgaben im Lager an. Neben der regelmäßigen Bestandskontrolle und Inventur kontrollierst du auch die Warenein- und Ausgänge. Hierbei erhält man als Auszubildende*r zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement die Warenbelege aus dem Lager und muss diese auf Richtigkeit prüfen. Ist das erledigt, wird der Eingang der Waren im SAP-System verbucht. Dies ist die Voraussetzung für die spätere Rechnungsbearbeitung. Über den eigenen Webshop des Sachgebiets informierst du die Bedarfsstellen, dass die Waren abholbereit sind.

• Einkauf und Logistik (WQ4)

Beschaffungsvorgänge gehören zu den Grundfertigkeiten aller Kaufleute für Büromanagement. Deine Aufgabe ist es, in Absprache mit deinen Kolleg*innen eingehende Beschaffungsanträge, welche uns von Lehrstühlen und Instituten (Bedarfsstelle) erreichen, zu bearbeiten. Hierzu prüfst du mit Unterstützung der zuständigen Kolleg*innen, ob alle nötigen Vorgaben eingehalten wurden. Anschließend wird eine Bestellung angelegt und an die entsprechende Firma geschickt. Du bist in ständigem E-Mail-Verkehr mit der Bedarfsstelle und den Lieferanten und bist Ansprechpartner für Fragen und Probleme.

Sobald die Bestätigung der Bedarfsstelle eintrifft, dass die bestellte Ware ordnungsgemäß geliefert wurde, kann der entsprechende Wareneingang und die Rechnung im ERP-System (SAP) zur Zahlung angewiesen/gebucht werden. Damit ist der Beschaffungsvorgang für unser Dezernat abgeschlossen. Das Begleichen der Rechnung übernimmt das Dezernat Haushalt und Finanzen (Finanzbuchhaltung).