Ar­bei­ten und Füh­ren im Ho­me­of­fice

Die Broschüre „Arbeiten im Homeoffice“ der AG Datensicherheit und des UdS-Digitalisierungsteams in Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Chancengleichheit und dem Dezernat P bietet viele Informationen rund um das Arbeiten zuhause.

Informieren Sie sich auch:

• Über eine ergonomische Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes bei der Stabsstelle Arbeitsschutz
• Über IT- und Datensicherheit auf den Seiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik
• Anregungen für mobilisierende Übungen im Büroalltag finden Sie auf der Seite des Hochschulsports

Weitere Empfehlungen:

• Podcast Empfehlung: Erfolgreich, stressfrei und konzentriert arbeiten im Homeoffice
• Homeoffice in der Wissenschaft: Ein Arbeitspsychologe erklärt, wie sich das Homeoffice von seiner besten Seite zeigen kann

Die aktuelle Situation stellt viele Führungskräfte vor die Herausforderung das Team aus der Ferne zu führen, zu motivieren und zu begleiten. Um Sie als Führungskraft bei dieser Herausforderung zu unterstützen, haben wir einige Anregungen und Empfehlungen zusammengetragen.

• Offene Kommunikation: Tauschen Sie Erwartungen, Wünschen und Herausforderungen aus und benennen Sie diese offen 
• Vereinbaren Sie regelmäßige Teambesprechungen sowie Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitenden
• Fördern Sie als Führungskraft den informellen Austausch (z.B. durch Standup-Meetings, Virtuelle Kaffeepausen, regelmäßige Chatmitteilungen, etc.)
• Klären Sie vorab im Team welche Kanäle genutzt werden
• Geben Sie Feedback und zeigen Sie Wertschätzung: Begleiten Sie die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeitenden, fragen Sie aktiv nach und geben Sie regelmäßig Feedback. Dadurch steigern Sie das Vertrauen und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. 
  • Checkliste: Richtig Feedback geben und nehmen
• Nutzen Sie als Führungskraft eine ressourcenorientierte Sprache: Eine ressourcenorientierte Sprache fokussiert sich auf die Problemlösung und die Aktivierung der dafür benötigten persönlichen Ressourcen. Sprechen Sie beispielsweise von „Problemen“ löst das bei Ihren Mitarbeitenden unterbewusst die Fokussierung auf das Negative aus. Es führt eher zu Unsicherheiten, Stress und Überforderung. Nutzen Sie hingegen den Begriff „Herausforderungen“ aktivieren Sie damit auf neuronaler Ebene die Motivation, Kompetenzen und Ressourcen der Mitarbeitenden. Sie prägen dadurch eine positive Einstellung gegenüber der anstehenden Aufgabe oder dem anstehenden Projekt.  

Weitere Empfehlungen:

• Vermeiden Sie diese 5 häufigen Fehler beim Führen auf Distanz

Von Präsenzmeetings zu immer mehr virtuellen Meetings

Durch die aktuelle Situation verändert sich auch die Art unserer Zusammenarbeit. An die Stelle von Präsenzbesprechungen treten immer häufiger virtuelle Meetings. Diese haben einige Parallelen zu klassischen Besprechungen, weisen allerdings auch Besonderheiten auf. Die nachfolgenden Tipps können Sie dabei unterstützen auch virtuelle Meetings erfolgreich zu bewältigen.

• Zur Vorbereitung sollten Sie vorab eine Agenda mit den Inhalten versenden, um allen Teilnehmenden die Möglichkeit zu bieten sich auf das Meeting vorzubereiten
• Achten Sie zu Beginn der Videokonferenz auf eine ausreichende Beleuchtung des Raumes, setzen Sie sich möglichst nicht mit dem Rücken zur Sonne oder Lichtquelle
• Nutzen Sie nach Möglichkeit ein Headset und schalten Sie Ihr Mikrophon auf stumm, wenn Sie selbst nicht reden, um Stör- und Hintergrundgeräusche für alle zu minimieren
• Planen Sie in Ihrem Meeting Zeit für einen Technik-Check ein, es kann immer zu Störungen oder Fragen kommen, die Sie als Extrazeit im Vorfeld kalkulieren sollten
• Ablenkungen vermeiden: Eliminieren Sie bewusst vor Beginn des Meetings Störfaktoren wie Handys, Chatbenachrichtigungen oder E-Mail-Töne. Versuchen Sie sicherzustellen für die Zeit des Meetings nicht gestört zu werden.
• Achten Sie beim Sprechen in virtuellen Meetings auf ausreichend Sprechpausen
• Wenn Sie das Meeting moderieren starten Sie mit einem Check-in
  • Check-in bei Meetings
• Arbeiten Sie aktiv zusammen und fördern Sie durch den Einsatz interaktiver Tools die Motivation und Kreativität der Teilnehmenden
• Nutzen Sie hierzu beispielsweise das Microsoft Whiteboard oder OneNote (beide Apps sind in Ihrem Microsoft365 Konto enthalten)
  • Hilfreiche Erklärvideos hierzu finden Sie im MS Stream Kanal der UdS
• Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
  • Hierfür können Sie erstellte Whiteboard Seiten oder Notizbücher teilen oder direkt abspeichern
• Beenden Sie das Meeting mit einem Check-out: Hierzu können beispielsweise die Ergebnisse zusammengefasst, die Arbeitsaufträge wiederholt oder ein Feedback zur Art und Weise und dem Ablauf des Meetings gegeben werden
  • Ein regelmäßiger Check-out trägt zur Stärkung einer effektiven Meeting Kultur bei

Besonderheiten von virtuellen Meetings:

• Vermeiden Sie nach Möglichkeit sarkastische oder ironische Kommentare: diese könnten durch die eingeschränkte Möglichkeit der nonverbalen Wahrnehmung sowie Einschränkungen der Tonqualität missverstanden werden
• Zeigen Sie auch virtuell Reaktionen: Zeigen Sie, durch bestätigende Gesten (Kopfnicken, Lächeln) und passende Nachfragen, dass Sie aktiv zuhören
• Größere Distanz: Lassen Sie sich durch die größere Distanz nicht dazu verleiten sich ablenken zu lassen, beachten Sie die gleiche Meeting Netiquette wie in Präsenzmeetings

Das Phänomen "Zoom-Fatigue"

Viele Menschen nehmen die Fülle an Videokonferenzen und virtuellen Meetings als erschöpfend und belastend wahr. Dieses Phänomen, welches in der Wissenschaft als "Zoom-Fatigue" bezeichnet wird, wird zurzeit intensiv erforscht. Den Fragen, wie sich "Zoom-Fatigue" bemerkbar macht, welche Belastungen sie mit sich bringt und was man dagegen tun kann, widmet sich die Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability IBE.

Begleiteter Selbstlernkurs "Online-Meetings erfolgreich meistern mit MS Teams/Office 365"

Um die Beschäftigten bei der Durchführung von Online-Meetings zu unterstützen, bietet die Personalentwicklung und -vermittlung in Kooperation mit der Stabsstelle für Digitalisierung und Nachhaltigkeit einen begleiteten Selbstlernkurs zum Thema „Online-Meetings erfolgreich meistern mit MS Teams/Office 365“ an. 

Organisation & Kursinhalte

Anmeldeformular

Im Homeoffice werden zur selben Zeit verschiedene Anforderungen an uns gestellt. Zwischen Kinderbetreuung, Videokonferenzen und dringend zu erledigenden Aufgaben ist besonders eines wichtig: ein gutes Selbst- und Zeitmanagement.

• Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag: Probieren Sie neue Techniken aus
  • ALPEN Methode zur Strukturierung des Arbeitstages
  • Das Eisenhower-Prinzip
  • Die ABC Analyse
• Vorsicht vor Entgrenzung der Arbeit: Strukturieren Sie Ihre Arbeitszeit und halten Sie Ruhe- und Pausenzeiten ein
  • 11 Tipps für den Umgang mit Entgrenzung (Fraunhofer IAO)

Weitere Empfehlungen:

• Leitfaden zum Selbst- und Zeitmanagement der Universität Bielefeld

Entgrenzung der Arbeit, soziale Distanz sowie durch die aktuelle Situation hervorgerufene Ängste können belastend sein und die Stimmung negativ beeinflussen. Nachfolgend finden Sie Tipps und Beratungsangebote, die Ihnen dabei helfen können gut durch die Krise zu kommen.  

• Versuchen Sie nach Feierabend wirklich abzuschalten und nicht mehr über die Arbeit nachzudenken
  • Tipps, wie Sie nach der Arbeit im Homeoffice abschalten können
• Die Psychologisch-Psychotherapeutische Beratungsstelle des Studierendenwerks bietet Tipps, Beratungen und Webinare um Sie zu unterstützen
• Die psychotherapeutische Universitätsambulanz bietet eine Beratung in Krisenzeiten

Besuchen Sie auch die Seiten des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGm). Hier finden Sie weitere Informationen und online Angebote rund um die Themen Arbeiten im Homeoffice, Selbstmanagement, Resilienz, Führen auf Distanz und Gesundheitsförderung.