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Vanessa Zarcone - Diplom-Verwaltungswirtin und Sachgebietsleitung Bau- und Infrastrukturbeschaffung
Von der “Schnapsidee” zur Führungsposition
Mitten in der Corona-Zeit startet Vanessa Zarcone im Februar 2021 ihre Laufbahn an der UdS. Dafür gab es eigentlich keinen Grund: Sie war zufrieden in ihrem Job, war nicht aktiv auf der Suche und doch – die Stellenanzeige zur “Sachgebietsleitung Bau- und Infrastrukturbeschaffung” (klingt ein bisschen sperrig, zugegebenermaßen) im Dezernat Zentrale Beschaffung hat Vanessa direkt interessiert:
“Ich sag’ jetzt mal die Bewerbung war mehr oder weniger eine ‘Schnapsidee’. Ich habe die Stellenanzeige auf Interamt, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst, gesehen und es hat ziemlich genau auf mein Profil gepasst – nur in Bezug auf die Weiterentwicklung zur Führungsposition war ich mir unsicher, ob meine Erfahrung reicht, weil ich ja noch recht jung war und noch nie eine Führungsrolle hatte. Aber ich habe mich beworben, das Bewerbungsgespräch hat mir sehr gut gefallen, es hat einfach gepasst. Und als ich dann die Zusage bekommen habe, war ich schon überrascht, aber ich habe mich natürlich extrem gefreut.”
"Das EPF an der Uni ist Gold wert”
Vanessa leitet ein Team von sieben Kolleginnen und Kollegen. Für manche klingt es vielleicht noch recht außergewöhnlich, dass jemand im Vergleich so junges eine Führungsposition bekommt – oder sogar als Führungskraft startet, ohne vorher ein Team geleitet zu haben, wie es bei Vanessa der Fall war:
“Das war schon eine große, persönliche Herausforderung. Ich war mir bei der Bewerbung auch unsicher, ob ich aufgrund der fehlenden Führungserfahrung überhaupt eine Chance habe. Aber es hat ja geklappt und was mir wirklich geholfen hat war das Entwicklungsprogramm für Führungskräfte (EPF), das von der Personalentwicklung angeboten wird. Das war wirklich Gold wert und hat mir als junge Führungskraft so viel gegeben. Es kam für mich auch genau zum richtigen Zeitpunkt, da ich schon eine Zeit lang vor dem Programm eingearbeitet wurde, ich wusste also schon ungefähr, wie meine Abteilung funktioniert, und dann kam das EPF dazu. Es zeichnet die Uni als Arbeitgeberin meiner Meinung nach auch aus, dass jungen Menschen eine Chance gegeben wird und dass einem direkt viel zugetraut wird. Man bekommt die Gelegenheit, sich zu beweisen und man wird ernst genommen.”
Die Vergabestelle ist Mittler zwischen den Bedarfsstellen an der UdS und den beauftragten Unternehmen
Nach dem Abitur hat Vanessa Zarcone eine klassische Laufbahn im gehobenen Dienst eingeschlagen und dafür dual an der Fachhochschule für Verwaltung in Göttelborn studiert. Mit ihrem Abschluss als Diplom-Verwaltungswirtin ist sie danach ins Berufsleben gestartet. In Vanessas Job an der UdS, Sachgebietsleitung Bau- und Infrastrukturbeschaffung, ist sie dafür zuständig, das Vergaberecht einzuhalten, sodass die Uni sich bei Beschaffungsmaßnahmen im Bereich Bau und Infrastruktur immer im rechtlichen Rahmen bewegt. “Wir sind im Prinzip Mittler zwischen den Bedarfsstellen hier an der Uni und den Unternehmen, die zum Beispiel für Baumaßnahmen auf dem Campus engagiert werden. Alles unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Es geht hier oft natürlich auch um Millionenbeträge, teilweise auch um hohe Fördermittelsummen, wie etwa beim im letzten Jahr eröffneten Innovation Center auf dem Campus Saarbrücken”, sagt Vanessa.
“Ganz aktuell wird ja der Hochschulsport, also die Gebäude, auch erweitert. Man kann sich das jetzt so vorstellen: Jedes Gewerk, das notwendig ist, damit ein Gebäude funktioniert – Maurer-, Elektro-, Zimmerarbeiten usw. - muss ausgeschrieben werden. Auf diese Ausschreibungen bewerben sich dann die Unternehmen und die Dezernate Campusentwicklung & Baumanagement sowie Facility Management, mit denen wir eng zusammenarbeiten, koordinieren mit uns dann diese Ausschreibungen. Jedes Gewerk muss über unseren Tisch laufen und unsere Aufgabe ist, die Ausschreibungen vergaberechtlich zu prüfen und auf den entsprechenden Plattformen zu veröffentlichen. Da gibt es dann auch viele Richtlinien, national wie auch europaweit, je nach Auftrag, an die wir uns halten müssen. Auf die Ausschreibungen folgen dann die Bewerbungen bzw. die Angebote der Unternehmen, die wir auch wieder prüfen und an die Bedarfsstellen an der Uni weitergeben. Das ist ein eng verzahntes Zusammenarbeiten, anders würde das auch nicht funktionieren. Nachdem die Angebote dann fachtechnisch geprüft wurden, gehen sie zurück an uns und wir erteilen dann, vereinfacht gesagt, die Aufträge. Unterschriften, Vertragsabwicklung, Rechnungsbuchungen – das alles läuft auch noch bei uns zusammen.”
Jede Vergabe ist ein eigenes, abgeschlossenes Projekt an sich. Das Innovation Center, der Neubau des Hochschulsportgebäudes und der Ausbau der Zahnmedizin in Homburg sind alles aktuelle Beispiele. Außerdem werden gerade alle Gebäude auf dem Campus Saarbrücken, bei denen es technisch möglich ist, mit Photovoltaikanlagen ausgestattet. Das ist ein wichtiger Aspekt auch im Sinne der Nachhaltigkeitsstrategie der UdS und auch das läuft über den Tisch von Vanessa und ihrem Team.
"Die Digitalisierung der Vergabe hat sich zu meinem Steckenpferd entwickelt.”
Effizient arbeiten bedeutet heute oftmals auch digitalisiert arbeiten, sodass auch der Bereich Vergabe am Thema Digitalisierung nicht vorbeikommt: “Die Vergabestelle ist, bis auf kleine Ausnahmen, vollständig digitalisiert. Diese Aufgabe habe ich bereits auf meiner alten Stelle betreut und das konnte ich hier an der UdS dann auch direkt gut anwenden und weiterführen. Seit 2018 ist die E-Vergabe auch Pflicht in der EU, aber ich habe z.B. initiiert, dass das alte Programm, das hier genutzt wurde, gegen das Programm aus dem Rahmenvertrag des Landes, ‘Vergabe Saarland’, ausgetauscht wird. Bei dem Thema geht es generell auch darum, welche Tools und Programme kann man verwenden, was braucht man, was kann man noch verbessern? Speziell über die Vergabeplattform des Landes werden auch mehr regionale Unternehmen angesprochen, die sich auf die Ausschreibungen bewerben können, was auch nochmal ein großer Vorteil ist."
“Der Vibe an der Uni ist ein ganz anderer als in der freien Wirtschaft – im positiven Sinn!”
“Man hat an der Uni eine super Arbeitsatmosphäre, große Flexibilität, gerade mit den Arbeitszeitmodellen, die es ermöglichen, Freizeit und Beruf gut zu koordinieren, und einiges mehr. Für mich heißt das zum Beispiel, dass ich genug Zeit für mein Hobby, das Westernreiten, habe, was mir sehr wichtig ist. Das trägt mit Sicherheit einen großen Teil dazu bei, dass die Mitarbeitenden zufriedener sind und dann auch gerne hier arbeiten und sich einbringen. Das habe ich hier auch so erfahren, dass das Miteinander großgeschrieben wird und dass alle bereit sind, eine gute Lösung für die Uni zustande zu bringen. Das motiviert und dieses wertschätzende Umfeld mit allen Möglichkeiten ist auch der Grund für mich, hier gerne zu arbeiten.”