Informationen für Gastgebende

Frau von hinten sitzt am Laptop und arbeitet — © Universität des Saarlandes

Internationale Gäste und Mitarbeitende einladen und an die Saar Uni anbinden

Auf diesen Webseiten möchten wir Sie als einladende Gastgeber:innen mit möglichst vielen Informationen versorgen damit Sie den Aufenthalt Ihrer Gäste bestmöglich vorbereiten können. Sie finden hierfür untenstehend Informationen sortiert nach den verschiedenen Themengebieten und können sich die Information durchlesen und finden an den geeigneten Stellen auch die Weiterleitungen an andere Stellen.

Einige Punkte werden dabei für alle Zielgruppen gleich sein, andere wiederum nur für spezifische Fälle zutreffen. Wenn Sie sich bei einigen Themen unsicher sind, können Sie uns natürlich jederzeit im Welcome Center kontaktieren!

Bitte weisen Sie Ihre internationalen Gäste/Mitarbeitenden auch auf unsere Webseiten hin, da dort viele wichtige Informationen für diese vor der Anreise und bei der Anreise zu finden sind.

Visum, Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigung

Gäste, Mitarbeitende und Forschende mit der Staatsbürgerschaft eines EU-Mitgliedsstaates benötigen selbstverständlich keinerlei aufenthaltsrechtliche Dokumente um in Deutschland zu leben und zu arbeiten. Für neue Mitarbeitende und Gäste aus Drittstaaten (also einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU) wird im Normalfall ein Visum (vor der Anreise) und ein Aufenthaltstitel (nach der Anreise) nötig sein.

Wichtig: im Falle eines Arbeitsvertrags darf zu keinem Zeitpunkt Arbeitskraft angenommen werden von Drittstaatlern ohne gültige Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung.

Falls ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird ist die Vorlage eines Aufenthaltstitels mit Arbeitserlaubnis für diese Mitarbeitenden zwingend notwendig. Diese Arbeitserlaubnis muss bereits vor dem Dienstantritt vorliegen. Internationale Mitarbeitende (also Personen mit einem Arbeitsvertrag) aus Drittstaaten dürfen ihre Tätigkeit erst aufnehmen, wenn ein gültiges Visum oder eine gültige Aufenthaltserlaubnis zur Erwerbstätigkeit vorgelegt wurde.
Eine Arbeitsaufnahme vor Erteilung und damit ohne gültigen Aufenthaltstitel ist rechtlich nicht zulässig. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitsvertrag bereits unterschrieben wurde. In allen Arbeitsverträgen ist eine aufschiebenden Bedingung enthalten, dass dem Dezernat Personal eine gültige Aufenthaltserlaubnis für Deutschland, welche die Ausübung einer vertragsgemäßen Beschäftigung gestattet, zugegangen sein muss bevor der Dienst angetreten wird. Ohne diesen Nachweis kann kein Arbeitsverhältnis angetreten werden.

Angehörige bestimmter Staaten (aus sogenannten privilegierten Staaten, z.B. USA, Kanada, Australien, Japan, Südkorea) können visafrei nach Deutschland einreisen. Wir empfehlen diese Vorgehensweise jedoch ausdrücklich nicht, da in diesem Fall der Arbeitsbeginn erst möglich ist, nachdem bei der zuständigen Ausländerbehörde in Lebach eine Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitserlaubnis beantragt wurde. Dies kann mehrere Wochen dauern und führt unweigerlich zu Verzögerungen zum Dienstbeginn. Bei Einreise mit einem bestehenden Visum kann die Arbeit dagegen sofort aufgenommen werden. Die Einreise mit Visa ist in der Regel auch stressfreier für die neuen Mitarbeitenden, da die Visa oft für ein Jahr vergeben werden und damit fallen nach der Einreise erst einmal keine weiteren ausländerrechtlichen Formalitäten an, sondern erst nach einigen Monaten wenn die neuen Mitarbeitenden gut orientiert sind.
Sollten wider Erwarten neue Mitarbeitende visafrei eingereist sein, dann empfehlen wir Ihnen als Gastgeber (und/oder den Mitarbeitenden) dringend die Kontaktaufnahme zu uns im Welcome Center, damit wir Sie unterstützen können.

Läuft der Aufenthaltstitel während der Beschäftigung ab, muss rechtzeitig eine Verlängerung bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragt werden. Insbesondere bei kürzeren Arbeitsverhältnissen ist die Gültigkeit des Aufenthaltstitels oft an die Vertragsdauer geknüpft. Daher muss bei Vertragsverlängerungen immer das Thema Aufenthaltstitel mitgedacht werden.
Ist der Aufenthaltstitel (und damit die Arbeitserlaubnis) abgelaufen und es wurde noch keine gültige Verlängerung erteilt, muss die Arbeit umgehend ruhen, bis eine neue Genehmigung vorliegt.
Wir empfehlen deshalb dringend eine notwendige Verlängerung des Aufenthaltstitels bereits 2-3 Monate vor Ablauf des aktuellen Dokuments anzustoßen.

Auch wenn internationale Mitarbeitende innerhalb Deutschlands den Wohnort wechseln, kann ein Kontakt zur Ausländerbehörde in Lebach nötig werden. Selbst wenn der Aufenthaltstitel noch gültig ist, gilt es hier das Zusatzblatt zum Titel zu prüfen, denn eventuell muss der Titel auf den neuen Arbeitgeber angepasst werden.

Die Übertragung der Akte von der bisherigen an die neue Ausländerbehörde kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. In dieser Zeit können Verzögerungen bei der Bearbeitung entstehen, sodass Mitarbeitende ihre Tätigkeit unter Umständen nicht sofort aufnehmen oder fortsetzen dürfen. Gastgeber:innen sollten daher Umzüge oder Arbeitgeberwechsel frühzeitig mit den Betroffenen besprechen und die rechtzeitige Kontaktaufnahme zur Ausländerbehörde (bei Bedarf auch mit Hilfe des Welcome Centers) anstoßen.

Wir stellen für neue internationale Gäste, Mitarbeitende und Studierende Informationen zum Thema Visum und Aufenthaltstitel zur Verfügung:

Visum

Aufenthaltstitel

Aufnahmevereinbarung und Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis

Gut zu wissen: internationale Mitarbeitende benötigen nie beide Dokumente zusammen.
Bei Visa und Aufenthaltsgenehmigungen für Forschende (§18d Aufenthaltsgesetz) ist die Aufnahmevereinbarung das korrekte Dokument. Bei Visa und Aufenthaltsgenehmigungen zur Erwerbstätigkeit und der Blauen Karte wird die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis relevant.

Wenn Sie einen Gast erwarten, der/die ein Visum für Forscherzwecke beantragen möchte, dann wird eine sogenannte Aufnahmevereinbarung (hosting agreement) nötig werden.
Dies ist bei Gastforschenden der Fall, kann aber auch bei Mitarbeitenden und Promovierenden zutreffen, wenn diese über ein Forschervisum einreisen oder vor Ort einen Forscheraufenthaltstitel beantragen.
Die Vorlage für die Aufnahmevereinbarung gibt es zum Download beim BAMF:

Vorlage Aufnahmevereinbarung

Sie können das Dokument zusammen mit Ihrem Gast ausfüllen und vorbereiten. Bitte füllen Sie die Aufnahmevereinbarung weitestgehend aus, da insbesondere Angaben zum Umfang der Tätigkeit und den Zielen des Forschungsvorhabens nur von Ihnen als Gastgeber:in in Kooperation mit den Gästen festgelegt werden können.
Wichtig: die Unterschriftsberechtigung wurde zentral zugewiesen und hängt von der Finanzierung des Aufenthalts ab.

Wenn ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird dann müssen Sie das Dokument im Dezernat P unterschreiben lassen - schicken Sie es idealerweise bereits mit den Unterlagen zur Vertragserstellung mit.
Wenn die Finanzierung über ein Stipendium oder sonstige Mittel (z.B. Eigenfinanzierung) erfolgt, dann ist das Dezernat IB für die Unterschrift zuständig. In diesem Fall schicken Sie uns das vorausgefüllte Dokument bitte an das Welcome Center (welcome(at)uni-saarland.de).

Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zum Ausfüllen des Dokuments zur Verfügung.

Für die Beschäftigung internationaler Mitarbeitender, die ein Visum/Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit beantragen, ist ggf. eine sogenannte „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ erforderlich.
Die Erklärung bestätigt, welche Tätigkeit die Person an der Universität ausüben wird (z. B. wissenschaftlicher Mitarbeiter), beschreibt die Arbeitsbedingungen und stellt sicher, dass die Beschäftigung rechtskonform ist und alle Anforderungen des Aufenthaltsrechts und des Arbeitsrechts erfüllt werden.
Die Vorlage für die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis gibt es zum Download bei der Bundesagentur für Arbeit:

Vorlage Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis

Dieses Dokument wird vom Dezernat P ausgestellt und dient als Grundlage für die Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit und ggf. die Ausländerbehörde. Kontaktieren Sie diesbzüglich Ihre Ansprechperson für die Erstellung von Arbeitsverträgen.

Einladungsschreiben (letter of invitation)

Damit internationale Mitarbeitende und Forschende nach Deutschland einreisen und ihre Tätigkeit an der Universität aufnehmen können, benötigen sie in den meisten Fällen ein Einladungsschreiben von der gastgebenden Einrichtung.
Dieses Dokument ist für die Beantragung des Visums und für die spätere Aufenthaltserlaubnis entscheidend.

Das Einladungsschreiben bestätigt, dass die Person von einer Einrichtung der Universität des Saarlandes eingeladen wurde und enthält Angaben zu Zeitraum, Zweck und Rahmen des Aufenthalts (z. B. Forschung, Lehre, Praktikum, Beschäftigung).

Voller Name, Geburtsdatum und Geburtsort
Nennung der betreuenden Einrichtung und verantwortlichen Person
Dauer des Aufenthalts mit genauem Enddatum
Art der Tätigkeit bzw. Zweck des Aufenthalts (z.B. PostDoc-Stelle, Promotion, stipendienfinanzierter Forschungsaufenthalt etc.)
Falls eine Arbeitsstelle angetreten wird: Zu erwartendes Gehalt, ggf. als Angabe der Tarifstufe
Bei Stipendiaten: Nennung der monatlichen Höhe des Stipendiums
Hinweise zur Unterbringung: ist bereits Wohnraum gebucht, evtl. im Gästehaus? Wird der Wohnraum vom Arbeitgeber bezahlt oder nicht?
Angaben zu notwendigen Sprachkenntnissen für den Aufenthalt (Deutsch und/oder Englisch) und Bestätigung, dass die Person ausreichende Sprachkenntnisse mitbringt

Eine Vorlage für ein Einladungsschreiben kann das Welcome Center auf Anfrage zur Verfügung stellen. Wir könne Sie außerdem beraten, falls bei Formulierungen Unklarheiten bestehen.
Das Einladungsschreiben sollte möglichst frühzeitig erstellt werden, da es für den Visumsantrag im Herkunftsland notwendig ist. Bitte achten Sie darauf, dass die im Einladungsschreiben genannten Daten (z. B. Aufenthaltszeitraum, Finanzierung) mit den tatsächlichen Vertrags- oder Vereinbarungsunterlagen übereinstimmen.
Wichtig: Das Einladungsschreiben ersetzt keinen Vertrag – es dient lediglich der formalen Bestätigung des Aufenthaltszwecks, damit frühzeitig ein Termin bei der Botschaft/Ausländerbehörde vereinbart werden kann.

Welche Dokumente sollten meine neuen Mitarbeitenden/Gäste mitbringen?

Dringend aus dem Heimatland mitgebracht werden sollten:

Zeugnisse (Bachelor, Master, Promotion), ggf. mit Übersetzung. Es müssen entweder die Originaldokumente mitgebracht werden oder amtlich beglaubigte Kopien
Geburtsurkunde: Bei einer Einstellung im öffentlichen Dienst wird eine Geburtsurkunde angefordert. Auch hier muss ggf. eine Übersetzung eingereicht werden
sofern zutreffend: Heiratsurkunde (im Original oder beglaubigte Kopie) und ggf. Übersetzung der Urkunde
sofern zutreffend: Geburtsurkunden mitreisender Kinder (im Original oder beglaubigte Kopie) und ggf. Übersetzung der Urkunde

ggf. internationaler Impfpass
ggf. internationaler Führerschein
ggf. das letzte Schulzeugnis Ihres Kindes
Kopien aller Unterlagen, die Sie im Vorfeld eingereicht haben oder mitbringen
Bei Verwendung einer ausländischen Krankenversicherung: Versicherungsunterlagen, möglichst mit deutscher oder englischer Übersetzung. Bitte beachten: Personen die einen Arbeitsvertrag an der Universität erhalten werden in der Regel sozialversicherungspflichtig und müssen damit der deutschen Krankenversicherung beitreten!
ggf. medizinische Dokumente über Erkrankungen oder Behinderungen
Falls zutreffend, nehmen Sie gerne auch Kontakt mit unserer Kontaktstelle für Studium und Behinderung auf (auch für Mitarbeiter und Lehrkräfte)

Anbindung von Gastforschenden

Auch wenn internationale Gastforschende (Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler) keinen regulären Arbeitsvertrag haben, ist eine formale Anbindung an die Universität notwendig. Diese regelt Rechte und Pflichten, erleichtert administrative Abläufe und sorgt für Transparenz, sowohl für die Gäste als auch für die Gastgeber.

Dazu sollte zwischen der Universität und den Gastforschenden eine sogenannte Gastwissenschaftlervereinbarung abgeschlossen werden. So können Forschende in Lehre oder Forschung mit der Universität zusammenarbeiten, selbst wenn kein Arbeitsverhältnis besteht. Diese Regelung umfasst oft die Nutzung von Infrastruktur (z. B. Büros, Bibliothek, technische Ausstattung), ggf. die Bereitstellung einer HIZ Kennung und UdS Karte und die Betreuung durch das Welcome Center. Diese Registrierung ist selbstverständlich nicht mit Kosten verbunden.

Die Gastwissenschaftlervereinbarung legt fest, welchen Status die Gastforschenden haben, welche Pflichten sie haben (z. B. Meldepflichten, ggf. Versicherung, Datenschutz) und welche Leistungen die Universität übernimmt bzw. welche Services die Gastforschenden in Anspruch nehmen können.
Die Registrierung Ihrer Gastforschenden schafft rechtliche Klarheit: auch ohne Arbeitsvertrag gibt es so eine formale Vereinbarung über Dauer, Zugänge und Rahmenbedingungen. Die Registrierung ermöglicht den Zugang zu universitären Ressourcen: z. B. Bibliotheken, IT-Accounts, Hochschulsport etc. Sie erleichtert behördliche Abläufe, Versicherungen, ggf. Visums- oder Aufenthaltstitelverpflichtungen, da ein institutioneller Ansprechpartner vorhanden ist. Sie schützt sowohl (mit Einschränkungen) die Universität als auch Sie als Gastgeber/in in Fragen der Haftung und bietet einen Rahmen im Bereich des geistigen Eigentums.
Außerdem können registrierte Gastforschende (bei entsprechender Aufenthaltsdauer) vom Job-Ticket und dem Hochschulsport sowie den Deutschkursen für Mitarbeitende profitieren.

Eine Registrierung für Gastforschende sollte frühzeitig vorbereitet werden, am besten mindestens ein paar Wochen vor dem geplanten Beginn des Aufenthalts. Gerne können Sie uns im Welcome Center kontaktieren wenn Sie Gäste erwarten und die Gäste können sich auch direkt bei uns im Welcome Center anmelden: Anmeldung für Gastforschende

Wissenschaftler:innen mit Stipendium (z. B. DAAD, Humboldt-Stiftung, EU-Programme)
Forschende, die durch ihre Heimathochschule oder Drittmittel finanziert werden und für einen Forschungsaufenthalt nach Deutschland kommen
Professor*innen und Lehrende im Rahmen von Austauschprogrammen oder Forschungskooperationen, die für Lehre oder Projekte an der Universität eingebunden sind
Postdocs, die als „Visiting Scholar“ oder „Guest Researcher“ in bestehende Forschungsgruppen integriert werden
Kurzzeitaufenthalte von Forschenden (z. B. Gastvorträge, Summer Schools, Erasmus+ staff Aufenthalten, Forschungsaufenthalte von wenigen Wochen), sofern ein fachlicher Bezug zur Universität besteht

Wohnraum

Insbesondere bei internationalen Gästen ist es in der Regel nötig, dass eine temporäre erste Unterkunft vor Anreise gebucht wird. So können diese Gäste in Deutschland sicher ankommen und idealerweise bereits eine erste Meldeadresse in Deutschland beim Bürgeramt hinterlegen. Bankkonto, Steuernummer und damit auch ein potentielles Gehalt - alles hängt von dieser Meldeadresse ab.

Die Saar Universität hat 5 Gästehäuser (4 in Saarbrücken, eines in Homburg). Die Informationen finden Sie auf unseren Webseiten der Gästehäuser.
Fragen Sie bitte frühzeitig nach Verfügbarkeiten in unseren Häusern, da diese erfahrungsgemäß schnell und auch mit Vorlauf ausgebucht sind.
Die Vermietung der Häuser erfolgt in der Regel für maximal 6 Monate. Dies gibt aber auch bei längeren Aufenthalten (z.B. neue Mitarbeitende) genug Zeit um eine dauerhafte Unterkunft in Saarbrücken oder Homburg für den Anschluss zu finden.

Sollten Sie im Gästehaus keinen Platz reservieren können, dann nehmen Sie auch gerne mit uns im Welcome Center Kontakt auf, da wir immer wieder Angebote aus dem privaten Markt erhalten und Ihren Gästen auch allgemein bei der Wohnungssuche helfen können.

Internationale Praktikant:innen

Ein Praktikum kann entweder als Pflichtpraktikum im Rahmen des Studiums oder als freiwilliges Praktikum durchgeführt werden. Die rechtlichen Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Art und Dauer des Praktikums.
Wichtig: aktuell bietet die Universität des Saarlandes keine bezahlten Praktika an. Dies gilt auch, wenn Sie als Gastgeber/in prinzipiell die Gelder bereitstellen könnten.
Bei den unbezahlten Praktika gilt es daher das Thema Mindestlohn im Auge zu behalten.
Generell sind Praktika für Studierende mit einer Dauer von bis zu 3 Monaten nicht mindeslohnpflichtig. Bei Pflichtpraktika (Nachweis über Studienordnung) kann die Dauer sogar bis zu 6 Monate betragen.
Freiwillige Praktika dürfen daher eine Dauer von 3 Monaten nicht überschreiten.

Auf den Intranet-Seiten des Dezernats P finden Sie Informationen zum Thema der Praktika, sowie die Vorlagen um einen Praktikantenvertrag mit Ihren Praktikanten abzuschließen. Die Kontaktstelle für Fragen rund um das Thema der Praktikantenverträge ist das Dezernat P.

Wichtig: bei internationalen Praktikant:innen aus Drittstaaten ist unbedingt auch die Notwendigkeit eines Visums/Aufenthaltstitels zu beachten. Bei Fragen zu diesem Thema können Sie gerne uns im Welcome Center kontaktieren.